在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的重要趋势。2021年12月1日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，这一试点已全面覆盖全国36省区市。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准，这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势。它能够优化企业业务流程，改变传统报销模式的困境，降低单位运行成本，减少社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也面临着一系列问题。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等状况，阻碍了单位会计数字化转型的进程。为了推动会计数字化转型，中国财政科学研究院等机构与北京合思信息技术有限公司联合发起研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》。
那么，如何实现无纸化差旅管理呢？接下来，我们通过一个知名国民经典零食品牌的案例来一探究竟。
零食巨头的差旅管理困局
这家知名国民经典零食品牌拥有覆盖全国的销售版图，其供应链复杂多样，多种销售渠道并行。企业的管理流程涉及多个系统，这使得整个管理过程繁杂且低效。在差旅管理方面，差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员常常需要在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
此外，该企业在事前事中管控方面存在不连贯的问题。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化的成本管控目标。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在这样的情况下，企业迫切需要一种有效的解决方案来解决这些痛点，实现无纸化差旅管理。
合思量身定制的破局之策
合思针对该零食品牌的问题，提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，既可以在合思商城进行订购，也可以通过TMC进行订购，之后会有对应的对账单。
在财务核算和记账方面，合思设置了对账结算中心。在线上，企业可以统一开票、自动拆分结算、自动记账；在线下，统一开票后进行线下结算、手工记账。这种线上线下相结合的方式，满足了企业不同的业务需求。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。合思的解决方案具有便捷申请的特点，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城可实现同屏比价、统一开票、自动拆分对账、记账去人工化；合思档案能多源采集、智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。通过这些功能，企业能够实现高效的无纸化差旅管理。
零食品牌的华丽转身成果
该零食品牌应用合思的解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约了200万 +。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。在管理模式上，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。通过这些成果，我们可以看到合思的解决方案在实现无纸化差旅管理方面的强大作用。
电子凭证会计数据标准试点加速了企业会计凭证数字化转型的步伐。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，这有利于适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，它有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。企业若想进一步了解合思的产品和服务，实现无纸化差旅管理，可拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，积极参与到财务数字化转型中来，开启企业数字化管理的新篇章。
