在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一步。其中，发票管理作为财务工作的重要一环，其最佳实践更是备受关注。今天，我们就以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，来探寻发票管理最佳实践的奥秘。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，多年来深耕国内高端整体厨柜及定制家居领域，是行业内当之无愧的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还被评为国家认定“智能制造示范企业”。然而，在企业不断发展壮大的过程中，传统的财务档案管理模式逐渐成为了制约其进一步发展的瓶颈。为了突破这一困境，金牌橱柜引入了合思档案，开启了一场意义深远的财务数字化转型之旅，这也为发票管理最佳实践提供了一个生动的范例。
业务迷雾：传统管理痛点尽显
在深入了解合思为金牌橱柜提供的解决方案之前，我们先来看看金牌橱柜在传统财务档案管理方面所面临的业务背景、现状与痛点，这也是众多企业在发票管理最佳实践探索过程中普遍会遇到的问题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散在不同的系统之中。这些档案数据难以有效利用，会计人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后再上架。这一系列繁琐的操作不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误，影响工作效率和准确性。而发票作为会计档案的重要组成部分，其管理的复杂性也进一步加剧了整个档案整理工作的难度。
保管环节同样存在诸多问题。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式增加了档案管理的流程和风险，容易导致档案的丢失或损坏。在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。随着企业业务的不断拓展，档案数量与日俱增，档案室的空间压力也越来越大，这对于发票的妥善存储和管理带来了不小的挑战。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下且容易出现遗漏。发票的查询和调阅也十分不便，无法满足企业快速决策和审计的需求。这种传统的档案管理模式严重制约了企业的发展，寻找发票管理最佳实践迫在眉睫。
合思妙方：精准破解管理难题
面对金牌橱柜在财务档案管理方面的重重难题，合思凭借其专业的解决方案，为企业提供了一套切实可行的发票管理最佳实践方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就好比将散落在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，使得原本分散的档案数据变得有序且易于管理。发票作为重要的业务凭证，也被纳入了统一存储的体系中，为企业提供了一个集中、高效的发票管理平台。通过统一的存储和管理，企业可以更加方便地查询和使用发票信息，提高了工作效率和数据的准确性。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务的角度出发，全面了解发票背后的业务逻辑和交易信息。通过建立完整的业务证据链，企业可以更好地进行财务管理和风险控制，确保发票的真实性和合法性。同时，业财一体的双向穿透也为企业的决策提供了更加准确和全面的信息支持，是发票管理最佳实践的重要体现。 -
数据共享：一站式查阅便捷高效
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。这就好比为企业打造了一个智能化的图书馆，用户可以通过简单的操作快速找到所需的发票信息。无论是财务人员进行账务处理，还是审计人员进行审计工作，都可以在这个平台上便捷地查阅和获取相关发票数据。这种高效的查阅方式大大节省了时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
合思档案还实现了银行回单的无纸化管理。海量银行回单自动采集、切割、组装，全面告别了传统的纸质回单管理方式。这不仅减少了纸张的使用，降低了企业的成本，还提高了回单管理的效率和准确性。发票与银行回单的关联也更加紧密，为企业的财务管理提供了更加便捷的支持。银行回单无纸化是发票管理最佳实践中的一项重要创新举措，有助于企业实现绿色、高效的财务管理。
方案落地：步步为营稳健推进
合思根据金牌橱柜的具体情况，利用自身电子会计档案管理平台的功能，逐步落地解决方案。在实施过程中，合思充分发挥了其开放式接口互联的优势，自主采集档案数据，确保了数据的准确性和完整性。同时，通过智能关联自动组装档案，提高了档案整理的效率和质量。
合思的专业团队与金牌橱柜的相关部门密切合作，深入了解企业的业务需求和管理流程，制定了详细的实施计划。在实施过程中，团队成员不断优化方案，解决遇到的各种问题，确保了项目的顺利推进。每一个环节都经过精心策划和严格把控，为发票管理最佳实践的成功实施奠定了坚实的基础。
成果斐然：效率成本双优化
经过一段时间的实施，合思档案的解决方案在金牌橱柜取得了显著的成果，为企业的发票管理最佳实践提供了有力的证明。
档案匹配耗时减少了84%。在传统管理模式下，会计人员需要花费大量的时间进行档案匹配工作，尤其是发票与其他业务凭证的匹配。而合思档案的智能匹配功能大大提高了匹配效率，使得这一过程变得更加快捷和准确。
档案查询耗时减少了80%。通过数据共享和一站式查阅功能，企业员工可以快速找到所需的发票信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中苦苦寻找。这不仅提高了工作效率，还提升了员工的工作体验。
预估节省总体成本30万+/年。银行回单无纸化管理和档案管理效率的提升，减少了纸张、人力等方面的成本支出。同时，准确的发票管理和风险控制也避免了潜在的财务损失，为企业节省了大量的资金。
档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和企业内部的管理制度，确保了发票和其他档案的合规性。这为企业的稳定发展提供了有力的保障，避免了因档案管理不合规而带来的法律风险。
客户盛赞：智能管理成效显著
通过合思档案的解决方案，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，显著提高了工作效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为企业的数字化转型提供了有力支持。金牌橱柜相关负责人表示，合思档案的解决方案是发票管理最佳实践的典范，为企业解决了长期以来的档案管理难题。在合思的帮助下，企业的财务管理更加规范、高效，能够更好地应对市场竞争和业务发展的需求。
行动号召：共赴财务数智化征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛的客户群体和丰富的实践经验。众多像金牌橱柜这样的企业已经通过合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营，在发票管理最佳实践方面取得了显著的成效。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您的企业也渴望提升财务数字化管理水平，探索发票管理最佳实践，不妨加入我们。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与价值。让我们携手共进，共同开启财务数智化新征程！
