在当今竞争激烈的商业环境中，世界500强旗下的教育服务品牌凭借其卓越的教学质量和广泛的业务布局，在教育领域占据着重要地位。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，该品牌在财务数字化管理方面面临着诸多挑战。
企业业务和财务系统繁多，且彼此独立运行，导致数据无法实现互通。结构化数据的提取困难重重，电子发票的处理更是繁琐至极。打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档不仅占用了大量的物理空间，还需要专门的人员进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。
重复的纸质档案录入工作不仅耗费大量时间，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，耗费了大量的人力和精力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕机制，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率低下。
业务迷雾：品牌现状与痛点剖析
该教育服务品牌在业务发展过程中，逐渐形成了众多独立的业务和财务系统。这些系统就像一座座孤岛，数据无法在它们之间自由流动。
电子发票处理流程复杂，每一张发票都需要人工进行打印、查重和验伪，这不仅增加了员工的工作负担，还造成了资源的浪费。实物存档需要占用大量的仓库空间，并且需要专门的人员进行管理和维护。然而，即使投入了大量的人力和物力，档案损坏的问题仍然无法避免，这给企业带来了潜在的合规风险。
纸质档案的录入工作是一项繁琐且容易出错的任务。员工需要手动将大量的纸质文件录入到系统中，不仅效率低下，还容易出现数据错误。发票、外部附件等的装订要求严格，需要耗费大量的时间和精力。而且，实物凭证与业务分散，使得档案的查找和利用变得十分困难。档案查阅缺乏留痕机制，无法实现多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思良方：全生命周期电子化管理方案
面对该教育服务品牌的诸多难题，合思提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过自动封装的40多种接口，能够广泛连接异构系统，实现档案的应收尽收，而且无需客户进行额外的开发。
接口传输方式多样，涵盖了影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，能够满足不同客户的需求。
该方案实现了自动归档功能，具备智能组单、四性检测等特性。它涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节，形成了一个完整的档案管理体系。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。强大的规则引擎可以自定义搭建，实现亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，同时也保障了档案安全管理。
方案落地：实施过程与步骤解析
合思在实施解决方案时，首先通过自动封装接口连接客户的自研OA、金蝶EAS等异构系统，实现档案数据的全面采集。这一过程无需客户进行额外的开发，大大节省了时间和成本。
对于采集到的档案数据，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式进行处理。在归档环节，系统会进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性。然后，将电子档案和实物档案进行分类管理，方便后续的查询和使用。
同时，设置权限监控，保障档案信息的安全。在档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节，都有相应的流程和规则，确保档案的管理符合相关法规和企业要求，进一步加强了档案安全管理。
成效显著：实施后成果与效益展示
实施合思的解决方案后，该教育服务品牌取得了显著的成果和效益。
年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，极大地提升了档案的利用效率。通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，档案安全管理也得到了更有效的保障。
客户心声：品牌评价与积极反馈
企业通过合思的解决方案，有效解决了财务数字化管理方面的难题。财务作业自动化率大幅提升，达到91.6%，其中合思费控占23.2%，其他系统占68.4%，手动凭证仅占8.4%。
以电子会计档案为核心的管理模式，简化了流程，提高了效率，档案的利用和管理更加便捷。该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，提升了企业的影响力和合规性。
企业财务相关负责人对未来财务数据自动化率的提升充满信心，认为合思的方案为企业的数字化转型提供了有力支持，在档案安全管理方面也发挥了重要作用。
在当前的商业环境下，企业的财务数字化转型已经成为必然趋势。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润。
合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能为客户提供全方位财务数智化服务。在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供优质的服务和支持。
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