在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理亟需适应这一变革，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来满足“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业各个层面都面临着不同的痛点。企业高管承受着巨大的纸质档案管理成本，不仅存储占地，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存储档案。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，效率低下。更重要的是，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。
尽管企业在推行数字化的过程中，通过OA、资金、合同等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题，这严重影响了企业全面数字化的进程。正是在这样的时代背景下，合思档案应运而生。
专属定制：合思档案多元角色解决方案
合思档案针对不同角色提供了全面且针对性的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的财务数据宝藏守护者。它能够沉淀数据资产，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供有力的支持，实现数智化决策。同时，还能帮助企业降本增效，实现绿色低碳运营，让企业在可持续发展的道路上稳步前行。
对于归档员/财务人员，合思档案是他们工作中的得力助手。它可以显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单，同时也提高了档案的利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。一键查询借阅功能让审计工作更加便捷，权限一键下放/回收，财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
核心利器：合思档案功能优势揭秘
合思档案拥有众多强大的核心功能和显著优势。
智能采集功能是合思档案的重要利器之一。它支持多源采集，通过接口互联可以自主采集数据，预制的系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。此外，它也支持手动采集，对于零散的会计资料，如单张PDF大文件、多张回单/发票，可自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据的批量导入。
智能制档功能则让档案管理变得更加智能高效。通过规则引擎，它可以自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证的自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，让查阅更加便捷，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更直接、分析更高效。
档案管理功能具备严格的权限管理，可实现精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，还能动态自动封装归档接口。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索功能能够满足多场景的查询需求，支持按多种维度和方式进行查询。一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。此外，还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景的档案应用。
实战见证：合思档案企业应用显成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的良好成效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使档案管理更加规范化，企业成本降低，财务人员工作效率大幅提高，装订简化节约了显性成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案可梳理业务档案归档场景，实现应收尽收和统一数据标准；智能化制档方案能搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效。
在电子发票智能化的时代，合思档案凭借其领先的技术、全面的功能和丰富的应用案例，能够为企业提供专业、高效、合规的财务档案管理解决方案。它助力企业在数字化时代实现降本增效、合规经营和低碳运营。
企业如果想进一步了解合思档案产品，可以拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码或微信小程序二维码等方式与合思团队取得联系。合思秉持以客户为中心的服务理念，将为企业提供优质的服务和持续的产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的红利。现在就行动起来，选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新篇章，还可以免费试用，让有限更有效。
