在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经到来。
在这场财务数智化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，脱颖而出。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）创立于 2014 年，是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，更是在财务数智化领域发挥着重要作用，为企业提供了专业的解决方案。
金牌橱柜：行业巨擘的档案管理困境
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”，在行业内占据着举足轻重的地位。
在规模上，金牌橱柜全球有超 4000 家高端品牌专卖店，海内外建有 5 大专业生产基地，拥有 92 家归档主体，企业人数达 6000 +。庞大的规模带来了海量的财务数据，其年记账凭证量高达 2198061 张，年业务单据量为 494949 张，年银行回单量有 177744 张，年发票量为 123247 张。
然而，如此庞大的业务规模也让金牌橱柜面临着诸多业务痛点。会计档案散落于各个系统，导致档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架这些档案资料。会计档案在财务部门临时保管 1 年后，还需移交至综合档案管理。企业设有独立的档案室来存放纸质档案，并且主要以纸质档案管理为主。在进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，这不仅效率低下，还容易出现错误。在票据信息检索方面，由于档案的分散和管理的不规范，更是难上加难。
合思档案：破解金牌橱柜档案管理难题
面对金牌橱柜的业务痛点，合思档案提供了一系列行之有效的解决方案，展现出了强大的功能和显著的优势。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案实现了统一存储，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。它采用统一的标准，对这些档案进行统一管理，打破了数据孤岛的局面。在传统的档案管理模式下，各个系统的数据相互独立，难以实现有效的共享和利用。而合思档案通过统一存储，让所有的档案数据都集中在一个平台上，方便了企业对档案的管理和使用。在票据信息检索时，用户可以在统一的平台上进行操作，大大提高了检索的效率。 -
业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，达成了业财一体双向穿透。通过建立完整的业务证据链，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，实现财务数据与业务数据的深度融合。在进行票据信息检索时，用户不仅可以找到相关的票据信息，还可以关联到与之对应的业务信息，为企业的决策提供更加全面的支持。 -
数据共享：一站式查阅
合思档案实现了数据共享，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以进行一站式查阅。在传统的档案管理模式下，用户需要在不同的系统中查找相关的档案资料，不仅耗时耗力，还容易出现遗漏。而合思档案通过数据共享，让用户可以在一个平台上便捷高效地查阅所有的档案资料。在票据信息检索时，用户可以通过结构树快速定位到所需的票据信息，大大节省了时间和精力。 -
银行回单无纸化：降本增效
合思档案实现了银行回单无纸化管理，海量银行回单可以自动采集、切割、组装。在传统的档案管理模式下，银行回单的处理需要大量的人工操作，不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案通过银行回单无纸化管理，实现了银行回单的自动化处理，大大提高了处理效率，降低了成本。在票据信息检索时，银行回单的无纸化管理也让检索更加便捷，用户可以直接在系统中查询到相关的银行回单信息。
金牌橱柜：使用合思档案成果显著
金牌橱柜在使用合思档案解决方案后，取得了显著的成果，各项数据和指标都有了明显的改善。
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档案匹配耗时大幅减少
通过合思档案的统一存储和业务证据链搭建，金牌橱柜的档案匹配耗时减少了 84%。在传统的档案管理模式下，档案匹配需要人工逐一核对，耗时费力。而合思档案通过自动化的匹配功能，大大提高了匹配效率，让财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。在票据信息检索时，由于档案匹配的准确性和高效性，也让检索更加顺畅。 -
档案查询耗时显著降低
合思档案的数据共享和一站式查阅功能，让金牌橱柜的档案查询耗时减少了 80%。用户可以在一个平台上快速准确地查询到所需的档案资料，无需在不同的系统中来回切换。在票据信息检索时，用户可以通过简单的操作快速找到所需的票据信息，大大提高了查询效率。 -
总体成本大幅节省
合思档案的银行回单无纸化管理和自动化归档功能，为金牌橱柜预估节省总体成本 30 万 + /年。通过减少人工操作和纸张的使用，降低了企业的运营成本。在票据信息检索方面，也减少了因人工检索带来的成本和时间浪费。 -
档案合规性全面保障
合思档案严格遵循相关的法律法规和标准，确保了金牌橱柜的档案合规性达到 100%。在档案管理过程中，合思档案对每一个环节都进行了严格的监控和管理，确保档案的真实性、完整性和安全性。在票据信息检索时，也可以保证检索到的票据信息符合相关的规定和要求。
合思档案：引领电子会计档案管理未来
合思档案通过自动化归档告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，帮助企业实现了降本增效、合规经营。
随着电子凭证数字化转型的加快，电子会计档案管理将在企业财务数智化中发挥更重要的作用。合思将不断创新和优化服务，为企业提供更优质的解决方案。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着电子会计档案管理的难题，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。同时，您还可以免费试用合思档案，亲身感受其强大的功能和优势，开启企业财务数智化的新篇章。
