在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的会计文件管理面临着前所未有的挑战与机遇。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借其卓越的设计与制造能力，在行业内占据了重要地位。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000+。然而，随着业务的不断拓展，公司在会计文件管理方面面临着诸多难题。
公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量为177744张，年发票量为123247张。如此庞大的会计文件数量，使得装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。会计文件管理的复杂性和高成本，成为了公司进一步发展的掣肘。
传统会计文件管理的困境
传统的会计文件管理模式在金牌橱柜公司暴露出了诸多痛点。在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。这种手工操作不仅效率低下，而且容易出现错误，导致会计文件的准确性和完整性受到影响。
在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理。这种分段保管的方式增加了档案管理的难度和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
在存储环节，公司采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着会计文件数量的不断增加，档案室的存储空间越来越紧张，存储成本也不断攀升。
在管理利用方面，公司以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。这种管理方式不仅效率低下，而且难以满足公司对会计文件快速检索和分析的需求。
合思的数智化解决方案
面对金牌橱柜公司在会计文件管理方面的困境，合思提供了一套全面的数智化解决方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思通过打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这使得公司的会计文件数据得以集中管理，提高了数据的可用性和共享性。通过统一的存储平台，工作人员可以更加方便地查找和使用会计文件，减少了查找和整理的时间成本。
– 业务证据链完整：实现业财一体
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着公司可以从业务层面直接追溯到会计文件，也可以从会计文件反推业务流程，实现了业务和财务的深度融合。这种业财一体的管理模式，提高了公司的财务管理效率和决策的准确性。
– 数据共享：一站式查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以通过一个平台快速检索和查阅所需的会计文件，无需在多个系统中来回切换。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了工作效率，减少了人工错误。
– 银行回单无纸化：降本增效
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅减少了打印成本和存储空间成本，还提高了数据的准确性和及时性。通过无纸化管理，公司可以更加环保、高效地处理银行回单，降低了运营成本。
解决方案的实施逻辑
合思的解决方案实施过程严谨而高效。首先，通过合思档案系统的开放式接口，与金牌橱柜的各业务系统进行对接，实现数据的自主采集。系统可以自动完成大文件的切割、数电票的自动化解析等工作，确保数据的准确和完整。
接着，依据预设的规则和算法，对采集到的凭证、单据、合同、回单等数据进行智能关联和自动组装。同时，系统还会进行四性检测和业务检测，确保数据的准确性和合规性。
在管理方面，利用合思档案系统的精准权限管控功能，为不同岗位的人员分配相应的操作权限。同时，系统可以灵活扩展档案目录，实现对档案的有效管理。
最后，建立多维检索和一站式预览功能，方便用户在系统内进行在线借阅和异构系统联查。这大大提高了档案利用效率，满足了公司对会计文件快速检索和分析的需求。
方案实施的显著成果
经过一段时间的实施，合思的解决方案在金牌橱柜公司取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这些成果不仅提高了公司的工作效率，降低了成本，还提升了公司的财务管理水平和合规性。
金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司在会计文件管理方面的难题，大大提高了工作效率，降低了成本。合思档案系统的智能化和自动化功能，让公司的会计文件管理更加规范、便捷，实现了业财一体化的目标。通过与合思的合作，公司在会计文件管理上取得了显著的成效，为公司的数字化转型提供了有力支持。合思以客户为中心的服务理念和专业的技术团队，为金牌橱柜提供了优质的服务和保障，值得信赖。
行动号召
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着会计文件管理的难题，不妨选择合思的服务。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，欢迎各企业咨询合作，还可免费试用，让有限更有效。
