在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业在推行数字化过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，同时还需保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。传统纸质档案管理更是存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。
在这样的背景下，合思档案产品应运而生，作为一款合规性财务工具，它的推出具有重要的必要性。
合思档案：一站式整体解决方案
合思档案作为一款合规性财务工具，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。这一方案能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。它就像一位得力的助手，为企业高管提供准确的数据支持，帮助他们做出更明智的决策。
对于归档员/财务而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让归档员和财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
对于外部审计，合思档案同样表现出色。它实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能：科技赋能档案管理
作为一款合规性财务工具，合思档案在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面展现出了强大的核心功能和优势。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集档案数据。
智能制档是合思档案的一大亮点。它实现了会计档案关联规则可视化配置，能够自动关联匹配及组装不同系统、不同类别的核心会计凭证，整合零散数据形成完整业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它还支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
在档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。它能够智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。同时，支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认&扫码装盒、扫码上架等功能。
合思档案应用案例：真实见证管理成效
作为一款合规性财务工具，合思档案在不同企业的应用场景中都展现出了卓越的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，此前面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。带来了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等管理成效。例如，该企业凭证总量14W +、单据总量50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案采用单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理问题。合思档案采用数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款合规性财务工具，能够助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
如果您的企业也想提升档案管理水平，实现降本增效和合规运营，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。您可以拨打我们的咨询电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越效果。
