在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的变革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单这一全面数字化电子发票的应用。这些重大举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的文档归档系统——合思档案。为了更好地推动行业发展，合思基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心挑选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一座知识宝库，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了极具价值的参考和借鉴。
接下来，让我们通过好想你健康食品股份有限公司的真实案例，深入了解合思文档归档系统的强大功能和显著优势。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。随着公司业务的不断拓展和规模的日益壮大，其在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
在传统的财务归档模式下，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要人工仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会影响财务工作的正常开展，还可能带来潜在的风险。
纸质档案的存储和管理受限于时间和空间。查找一份档案往往需要耗费大量的时间，工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅降低了工作效率，还影响了企业的决策速度。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，这无疑增加了企业的运营成本。
合思方案：破局档案管理难题
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的解决方案和先进的技术，为好想你量身定制了一套完善的文档归档系统。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思文档归档系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再在众多纸质档案中手动查找。这大大提高了工作效率，让财务人员能够更加专注于核心业务。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思文档归档系统实现了自动组装档案的功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以直接在系统中查阅相关档案，无需再翻阅大量的纸质资料。这不仅提升了审计效率，还减少了审计误差。 -
实物高效管理，精准定位档案
为了实现电子与实物档案的有效匹配，合思文档归档系统借助虚拟档案库房和二维码技术。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需在系统中查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这大大提高了档案的查阅效率，减少了查找档案的时间成本。
应用成果：显著降本增效
通过应用合思文档归档系统，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成果。
在人工耗时方面，减少了 90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理和核对工作，工作效率得到了极大的提升。
总部接收管理耗时减少了 80%。合思文档归档系统实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时接收和查阅下属部门的档案，无需再等待纸质档案的邮寄和传递。
借阅管理耗时减少了 67%。查阅者可以通过系统快速查询和借阅档案，无需再到档案室进行人工登记和查找。
在成本方面，预计每年可减少综合成本 20 万元。这主要得益于档案管理所需的空间和人力成本的降低，以及工作效率提升带来的间接效益。
合思电子会计档案方案优势尽显
合思档案作为一款先进的文档归档系统，具有诸多显著优势。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让财务人员从繁重的档案管理工作中解脱出来。档案利用便捷高效，财务人员可以随时随地查阅和使用档案，提高了工作效率和决策速度。
同时，合思档案实现了档案数据同源，透明流转。所有档案数据都在系统中进行集中管理，便于监控和分析。企业可以通过系统实时了解档案的使用情况和流向，及时发现和解决问题。
展望未来，共赴数字化转型之路
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在当前经济环境下，企业需要不断提升自身的数字化水平，以适应市场的变化和竞争的需求。合思电子会计档案方案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。他们通过合思的解决方案，提升了财务管理的效率和水平，为企业的发展注入了强大的动力。
如果您也想体验合思文档归档系统的强大功能，开启电子凭证数字化转型之旅，欢迎拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或访问我们的网址 www.hosecloud.com。您还可以扫描二维码，了解合思档案和更多成功案例。现在就可以免费试用合思文档归档系统，感受数字化档案管理带来的便捷与高效！
