在数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这些举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个充满变革与机遇的背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一颗璀璨的新星，在电子数据存储的天空中闪耀着独特的光芒，为企业的数字化转型提供了强大的支持。
市场形势：电子凭证无纸化，财务数智化必由之路
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，这是时代发展的必然选择。在当今数字化的大环境下，会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告重要的数据载体，其数字化转型显得尤为重要。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。
电子凭证全流程无纸化带来的好处是多方面的。它有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，让企业的财务管理更加高效。同时，它能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在电子数据存储方面，无纸化的电子凭证可以更方便地进行存储和管理，减少了传统纸质档案对物理空间的需求，提高了电子数据存储的效率和安全性。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统的档案管理模式在电子数据存储方面存在着诸多痛点，这些痛点严重制约了企业的发展。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的纸质文件众多，档案遗失情况难以避免，这不仅增加了管理成本，还可能导致重要数据的丢失。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。在电子数据存储方面，纸质档案的大量堆积占用了大量的物理空间，而且数据的安全性和可访问性都受到了很大的限制。
解决方案整体策略概述：合思档案破局之道
合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提出了一套全面的解决方案，其核心策略在于实现数据同源、自动组装、实物高效管理等，为企业的电子数据存储提供了有力的支持。
合思档案通过打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现了数据同源。这意味着企业的各种电子凭证数据可以在一个平台上进行集中管理，提高了数据的一致性和准确性，方便了电子数据存储和查询。
借助虚拟档案库房和二维码，合思档案实现了电子与实物的匹配。查阅者查询电子档案即可定位实物位置，实现了实物的高效管理。这种创新的管理方式不仅提高了档案的查找效率，还降低了实物档案管理的成本，为企业的电子数据存储和管理带来了极大的便利。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案拥有多个核心模块，每个模块都具有独特的功能，为企业的电子数据存储和管理提供了全方位的支持。
智能采集模块包括外部生态和内部系统两部分。外部生态如OCR识别、RPA技术等，可以自动识别和采集各种电子凭证数据；内部系统如EAI插件、API接口等，可以与企业现有的信息系统进行集成，实现数据的自动采集和传输。通过智能采集模块，企业可以快速、准确地将各种电子凭证数据存储到合思档案平台中。
预归档服务模块包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。集成服务可以将不同来源的电子凭证数据进行整合，规则引擎可以根据企业的业务规则对数据进行自动分类和处理，元数据服务可以为电子凭证数据提供详细的描述和索引，方便后续的查询和管理。预归档服务模块为企业的电子数据存储提供了高效的预处理机制。
基础管理模块包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。档案存储模块采用先进的技术和架构，确保电子凭证数据的安全存储；检索模块支持多维检索，可以根据不同的条件快速定位所需的电子凭证数据；借阅模块实现了电子档案的在线借阅和审批流程，提高了档案的使用效率；销毁模块可以对过期或无用的电子凭证数据进行安全销毁，确保企业数据的合规性。基础管理模块为企业的电子数据存储提供了全面的管理功能。
档案服务模块包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能。辅助审计模块可以帮助企业进行财务审计，提供相关的电子凭证数据支持；项目管理模块可以对企业的项目档案进行管理，确保项目数据的完整性和可追溯性；统计分析模块可以对电子凭证数据进行统计和分析，为企业的决策提供数据支持。档案服务模块为企业的电子数据存储提供了增值服务。
竞争优势：合思档案脱颖而出
合思档案相较于其他解决方案具有诸多竞争优势，这些优势使其在电子数据存储和管理领域脱颖而出。
合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。从电子凭证数据的采集到生成档案，再到档案的管理和使用，合思档案都提供了全面的支持，确保企业的电子数据在整个生命周期内都得到有效的管理和利用。
合思档案提供多维检索、一站式预览功能，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。多维检索功能可以根据不同的条件快速定位所需的电子凭证数据，一站式预览功能可以让用户在一个界面上查看电子凭证的详细信息，在线借阅功能实现了电子档案的远程借阅和审批，异构系统联查功能可以与企业现有的其他信息系统进行数据关联和查询，实物混序归档和可视化盘点功能提高了实物档案的管理效率。这些功能为企业的电子数据存储和管理提供了更加便捷、高效的体验。
成功案例：合思档案的卓越成效
合思档案在众多企业中得到了广泛的应用，并取得了显著的成效。
好想你在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的数字化管理，好想你实现了电子数据的高效存储和管理，提高了财务管理的效率和准确性。
COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用让COMMUNE幻师在电子数据存储和管理方面取得了巨大的突破，实现了降本增效的目标。
云海肴使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。合思档案为云海肴的电子数据存储和管理提供了有力的支持，推动了企业的数字化转型。
服务体系：合思的坚实后盾
合思拥有完善的服务体系，为企业提供全方位的支持。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，确保合思档案的技术领先性和功能完整性。同时，合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论是企业在电子数据存储和管理过程中遇到的技术问题还是业务问题，合思都能够及时提供专业的服务和支持。
结尾：合思档案助力企业未来发展
回顾电子凭证数字化转型的趋势，我们可以看到合思档案在其中发挥了重要的作用。它就像一座桥梁，连接了企业的电子凭证数据和数字化管理，为企业的降本增效、合规经营和低碳运营提供了有力的支持。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
