在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它有利于优化管理流程，降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这一背景下，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，将有力推动我国电子凭证数字化转型。
市场风云：会计文件管理需求激增
在电子凭证数字化转型的大背景下，市场形势正发生着深刻的变化。我国电子凭证改革不断推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快。
随着电子凭证全流程无纸化时代的到来，企业对会计文件管理的需求日益迫切。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业的数字化转型。这促使企业积极寻求有效的会计文件管理解决方案，以适应新的市场环境和政策要求。
在当前经济环境下，企业需要不断提升财务管理效率、降低成本、保证合规性，而会计文件管理正是其中的关键环节。因此，如何高效、合规地管理会计文件，成为了企业亟待解决的问题。
痛点剖析：传统会计文件管理困境重重
传统的会计文件管理方式存在着诸多问题和挑战，严重制约了企业的发展。
以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司在会计文件管理方面面临着归档难的问题。财务人员在归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找起来十分困难，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着成本高、效率低、合规难等问题。该公司的档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月。此外，由于缺乏有效的管理手段，电子会计凭证文件无法得到有效管理。
云南菜品牌连锁经营也存在着类似的问题。该企业的纸质档案打印成本高，多地直营门店大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储成本也很高，耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。同时，纸质档案资料的查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计文件管理方面也面临着诸多挑战。在整理环节，会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；在存储环节，需要独立的档案室来管理存放纸质档案；在管理利用方面，主要以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，需要人工逐一翻查。
破局之策：合思档案整体解决方案
面对企业在传统会计文件管理中面临的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决思路和策略。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
以数据同源为基础，合思档案打破了数据壁垒，实现了便捷利用和一键联查，大大提升了工作效率。同时，采用自动化技术，实现了自动组装、归档和财务数据分析，减少了人工操作，提高了管理效率。此外，合思档案还建立了完善的管理机制，如虚拟档案库房和二维码管理，实现了电子与实物的匹配，提升了档案管理的准确性和便捷性。
功能探秘：合思档案核心模块亮点
合思档案具有一系列强大的功能模块和特点，能够为企业提供全方位的会计文件管理服务。
在功能蓝图方面，合思档案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）进行；预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，以及核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层则提供辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等服务。
档案采集采用开放式接口互联、自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。档案制档实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。
优势凸显：合思档案脱颖而出
与其他产品相比，合思档案具有独特的优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术研发和资金支持能力。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务。
拥有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择，合思档案具有丰富的实践经验和良好的市场口碑。其成长历程丰富，从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，不断升级和完善，紧跟市场需求和政策导向。
成功典范：合思档案助力企业腾飞
众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
服务护航：合思档案贴心保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，通过全国22个城市的直营服务网络和500 + 合作伙伴，为客户提供及时、专业的服务。
能够根据客户需求，提供定制化的会计文件管理解决方案，满足不同企业的个性化需求。同时，提供技术支持和培训，帮助客户更好地使用合思档案系统，提升财务管理水平。
此外，合思持续关注政策变化和市场需求，不断升级和优化合思档案系统，为客户提供长期稳定的服务保障。
展望未来：合思档案引领行业新征程
合思档案帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，为企业的财务数智化转型提供了有力支持。
随着电子凭证数字化转型的深入推进，会计文件管理将在企业财务管理中发挥越来越重要的作用。合思档案将持续引领行业发展，为更多企业提供优质的解决方案。《电子会计档案实践案例集》的发布，也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和提升服务质量，助力企业在数字化时代实现可持续发展。如果您也想体验高效、便捷的会计文件管理解决方案，不妨免费试用合思档案，开启企业财务管理的新篇章！
