在数字时代的浪潮中，电子凭证于财务管理和会计领域的重要性愈发显著。数电票试点的推行以及电子凭证会计数据标准的颁布，宛如一声号角，宣告着会计管理模式正经历全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化具有诸多益处，它能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在电子凭证数字化转型的征程中并非一帆风顺，面临着重重挑战。
当前，尽管企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有所了解，但部分企业仍未意识到转型的紧迫性。企业内部信息化、数字化瓶颈以及个人认知提升路径的缺失，成为转型的阻碍。而且，电子凭证数字化转型面临着多样性和复杂性，凭证类型繁多、格式杂乱，缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门时协同困难，这些问题如同数字鸿沟，横亘在企业面前。在会计资料保存方面，传统方式在电子凭证大量涌现的背景下，愈发显得力不从心，如何高效、合规地保存会计资料成为企业亟待解决的问题。
经典零食品牌的转型困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。然而，复杂的业务模式也带来了一系列管理难题。
该品牌的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理要求却很高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，人工记账的方式使得财务价值难以释放。在会计资料保存上，由于涉及众多系统的数据，整理和保存的难度巨大。
同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，会计资料保存的效率和准确性受到严重影响。
合思量身定制解决方案
面对该品牌的诸多难题，合思凭借专业的技术和丰富的经验，为其提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在员工消费环节，员工通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或通过TMC订购。之后会生成合思商城对账单和TMC对账单，消费流程更加清晰透明，为会计资料保存提供了准确的数据来源。
在财务核算、记账环节，合思设立了对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后进行线下结算、手工记账。这种线上线下结合的方式，既保证了灵活性，又提高了记账的准确性，为会计资料保存提供了可靠的基础。
在档案管理环节，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案。该解决方案具有诸多特点，便捷申请让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印（合思费控）；同屏比价可实现统一开票、自动拆分对账、记账去人工化（合思商城）；多源采集能智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理（合思档案），极大地提升了会计资料保存的效率和质量。
转型成果显著
该品牌使用合思的解决方案后，取得了令人瞩目的成果。在差旅费用方面，年度节约200万 +。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%，这也意味着会计资料保存的及时性得到了极大提升。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在数据采集与校验方面，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，保证了会计资料保存的准确性和安全性。
同时，实现了线上线下一体化管理。标准化线上借阅流程规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本；智能关联使凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，会计资料保存变得更加高效、便捷。
合思方案优势与转型展望
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为会计资料保存提供了更加先进的模式。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，有利于降低企业运行成本和社会资源消耗，贯彻落实新发展理念，促进数字化、绿色化协同发展，实现经济效益和环境效益共赢。在会计资料保存方面，数字化转型将带来更加高效、安全、合规的解决方案。
随着数电票和智能化时代的到来，将有一部分企业率先迈进L5高级无需报销级别，实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
在会计资料保存的变革浪潮中，合思的解决方案无疑为企业提供了有力的支持。建议企业与合思合作，利用合思的解决方案推动自身的数字化转型。如果您想体验合思解决方案的强大功能，不妨免费试用，开启企业电子凭证数字化转型和会计资料保存革新的新篇章。
