在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一浪潮中积极探索，为我们呈现了差旅报销的最佳实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。他们先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。但理想很丰满，现实却骨感，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期效果差距较大，一系列痛点逐渐浮现。
痛点困局：差旅报销的重重难题
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操作繁琐合规难
动力源的员工在进行差旅报销时，面临着多系统操作的困扰。申请单需要在各个系统间来回切换提交，这不仅浪费了大量时间，还降低了工作效率。而财务人员则需手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也都依靠手工完成。如此一来，假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了他们大量的时间和精力。 -
系统割裂信息滞
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，给企业的决策带来了一定的困难。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销的难度。 -
流程不一操作乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司则通过PC端OA系统提交。业务流程难以统一，出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思妙方：破解差旅报销困境
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系统集成无缝对接
合思为动力源提供了强大的系统集成方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了无缝流通，为企业的财务管理提供了有力支持。 -
无需报销幸福升级
合思的无需报销方案让业务人员因公消费变得更加轻松。员工免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个报销流程变得更加高效、便捷。 -
连接赋能数据畅行
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
稳步推进：合作实施有序开展
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作，按照既定的系统集成和产品应用方案逐步推进实施。双方密切沟通、协同作战，确保每一个环节都能顺利进行。虽然具体的实施步骤未详细提及，但可以想象，在这个过程中，合思的专业团队一定付出了大量的努力，为动力源量身定制了最适合的解决方案。
显著成效：差旅报销焕然一新
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体验革新效率飞升
通过多系统集成，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款，工作积极性也得到了提高。 -
成本节约人力减负
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、战略规划等。 -
流程简化体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费可以在多渠道同屏比对，全场景无需垫资，使用体验得到了显著提升。 -
费控合规结算统一
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员的基础工作压力降低，能够更加专注于财务管理的核心工作，为企业的发展提供更有力的支持。
客户盛赞：合作开启美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
差旅报销的最佳实践，在北京动力源科技股份有限公司与合思的合作中得到了完美呈现。北京合思信息技术有限公司能为企业提供全方位财务数智化服务，帮助企业解决财务数字化转型中的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也正在为财务数字化转型而烦恼，不妨选择合思，开启免费试用，与合思携手，共同开启财务数字化新篇章。
