在数字化浪潮的席卷下，企业的运营与管理正经历着深刻的变革。尤其是会计档案管理领域，随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着前所未有的挑战。会计档案处理法规不断更新完善，对企业档案管理的合规性、信息化提出了更高要求。传统档案管理模式已难以适应新时代的发展需求，企业急需专业的解决方案来应对这一挑战。
在纸电混合时代，企业在传统档案管理中面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还需要占用大量的存储空间用于档案室和档案柜。而且，档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对，工作效率低下。业务人员也抱怨出差招待后报销纸质票据流程繁琐，影响工作积极性。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，难以实现企业全面数字化。
为了解决企业在档案管理中面临的这些问题，合思档案应运而生。它以先进的技术和创新的理念，为企业提供了全面的档案管理解决方案，帮助企业轻松应对会计档案处理法规的要求。
合思档案全景方案解锁多元管理需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在电轨运行时，线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了工作效率。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，完全符合会计档案处理法规的要求。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。无论是何种类型的档案，都能在合思档案的系统中得到妥善的管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这一方案确保了企业的会计档案在处理过程中符合会计档案处理法规的规定。
合思档案核心功能彰显管理特色
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能在档案管理方面具有独特的优势。
多源采集功能实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。接口互联可自主采集，预制系统连接器能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，它还支持手动采集和自主补录，对于零散会计资料有便捷的处理方式。这一功能确保了企业能够全面、准确地采集各类会计资料，满足会计档案处理法规对档案完整性的要求。
智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。它还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。这不仅提高了工作效率，还保证了档案管理的准确性和规范性，符合会计档案处理法规的相关规定。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更“轻量”，可降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强。这种灵活的版式设计能够满足不同企业的需求，同时也符合会计档案处理法规对档案格式的要求。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件和业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。这一检测方案确保了企业的会计档案在各个方面都符合会计档案处理法规的要求。
合思档案应用案例见证卓越成效
合思档案在众多企业中得到了广泛应用，取得了显著的成效。其客户名录涵盖了事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜、海亮教育科技服务集团、DERLOOK 等，充分体现了合思档案应用的广泛性。
海亮教育表示，完成数字化拼图后，服务单位数量增长，作业人员增加不多，凭证自动化率达到 91.6%。徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院提到单套制有效支撑无纸化政策落地，减少了打印存储成本，审计人员对电子会计档案系统给予肯定。金牌橱柜认为与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
在年单据量 2.6 亿的企业案例中，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰等。
在共享中心统建的集团型企业案例中，企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面的档案管理解决方案，帮助企业轻松应对会计档案处理法规的要求。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可随时联系合思获取服务，现在就可以免费试用合思档案，开启企业档案管理的数字化新时代。
