在数字化浪潮席卷全球的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措犹如阵阵劲风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是时代发展的必然选择，更是财务数智化的必行之路。它就像一把神奇的钥匙，能够优化企业的管理流程，帮助企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，它还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
然而，传统的纸质档案管理模式却犹如一座陈旧的城堡，存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务记录归档时，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针，要耗费大量的时间和精力，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理需要占用大量的空间和人力，成本极高。更重要的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
再看COMMUNE幻师，其每年在档案耗材、打印、存储方面的成本高达53323元，门店的报销周期更是长达2个月，对于电子会计凭证文件也缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的运营效率和成本控制。
面对传统纸质档案管理的种种困境，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的财务记录归档难题提供了完美的解决方案。
合思档案：功能蓝图与成长之路
合思档案就像一座功能强大的数字化城堡，拥有着丰富的功能蓝图。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，大大提高了档案管理的效率。在电子会计档案全生命周期管理方面，它涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在采集环节，它借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现智能采集；预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理则涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面；档案服务还包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
合思档案的成长历程也是一部不断创新和发展的奋斗史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，犹如一颗新星在财务档案管理领域闪耀。2020年，它全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年，以政策为导向，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年，推出全新“单套制”解决方案，为企业的财务记录归档提供了更加先进的管理模式。2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，进一步完善了其功能体系。
在财务记录归档方面，合思档案采用了「采制管用」全生命周期管理模式，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集环节，它通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，就像一位高效的采集员，准确快速地收集各种财务档案信息。在档案制档环节，它实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的准确性和规范性。在档案管理环节，它实现了精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理严格，档号符合国标要求，为档案的安全管理提供了有力保障。在档案利用环节，它实现了多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让档案的利用变得更加便捷高效。
核心功能：自动化与成本节约的完美结合
合思档案的核心功能犹如一把利剑，能够帮助企业在财务记录归档方面披荆斩棘。首先，它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，就像一双智慧的眼睛，时刻关注着企业的财务动态。
在成本节约方面，合思档案更是表现出色。它能够为企业节约耗材成本、存储成本和人力成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14235元，年节约人力成本24000元，年总节约成本高达338910元。这对于企业来说，无疑是一笔巨大的财富。
此外，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。它满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求，能够高效管理财务档案，提升企业的财务档案管理能力，实现财务档案的数字化转型。
同时，合思档案打破了传统档案管理需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，让财务记录归档变得更加轻松便捷。
应用场景与案例：多行业见证合思档案的卓越成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，并且取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，在财务记录归档方面取得了巨大的进步。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案能够有效提高企业的财务工作效率，降低企业的运营成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这充分证明了合思档案在优化企业管理流程、降低成本方面的强大能力。
云海肴使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。这说明合思档案能够帮助企业实现业财融合，提高财务工作效率，确保企业的合规经营。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。这表明合思档案能够有效提高企业的档案管理效率，确保档案的合规性。
在当前经济环境下，电子凭证数字化转型是企业提升竞争力的重要途径。合思档案能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。希望企业能够抓住电子凭证全流程无纸化时代的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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