在企业的日常运营中，出差是一项常见且必要的活动。然而，与之相关的财务合规管理却让众多企业头疼不已。企业高管常常面临纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的问题。想象一下，大量的出差报销纸质档案堆积如山，不仅耗费了巨额的管理成本，还占据了宝贵的办公空间。而且这些档案数据没有得到有效的汇总整理，难以从中提取有价值的信息用于企业决策。
财务人员也面临着巨大的困扰。出差产生的档案数据量庞大，整理工作繁琐无比，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨。业务人员同样不轻松，出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗时，大大降低了工作效率。
除此之外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；以及高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。这些问题严重影响了企业出差财务合规管理的效率和质量。不过别担心，合思档案解决方案为您带来了全新的解决思路。
合思档案解决方案全景展示
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）加上六大场景解决方案，就像一个功能强大的工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案具有广泛连接业财系统的强大能力，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案更是独具特色，它具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。企业可以在线上通过一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。同时，纸质原文件混序归档，大大提高了归档效率。六大场景解决方案涵盖了大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、数电票解决方案和实物备查解决方案等，为企业提供了全方位的档案管理支持。
合思档案核心功能亮点剖析
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多源采集：数据获取的智慧之道
在多源采集方面，合思档案展现出了卓越的能力。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。同时，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料。此外，它还支持手动采集和自主补录，例如单张PDF大文件多张回单/发票能自动切割，自定义配置Excel导入模板可实现结构化数据批量导入。这种多样化的采集方式，确保了企业能够准确、高效地获取出差相关的各类档案数据，为出差财务合规管理提供了坚实的数据基础。 -
智能制档：高效精准的档案组装
智能制档是合思档案的一大亮点。规则引擎可自动组装不同系统、类别的核心会计凭证，实现自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让档案制作过程更加透明、高效。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，使查阅更加便捷，大大提高了出差财务档案的管理效率。 -
档案管理：精细管控的安全保障
档案管理方面，合思档案具有权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，能够隔离各核算账套数据权限，确保企业出差财务档案数据的安全性和保密性。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类，满足企业不同的管理需求。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又支持扩展性，为企业的档案管理提供了规范、灵活的解决方案。 -
档案应用：多维检索的便捷体验
档案应用功能让企业在出差财务合规管理中如虎添翼。它实现了多维检索，支持按多种维度自定义查询、全文检索和批量检索，让企业能够快速找到所需的出差财务档案信息。一站式预览可穿透联查，搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查和一站式预览效果。此外，还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，为企业提供了全面、便捷的档案应用体验。
使用合思档案的显著收益
使用合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它可以节约纸张成本、整理成本，提高检索效率。据统计，能够实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升，企业可以彻底告别传统手工归档，不再需要打印档案。
合思档案还能实现电子会计档案管理闭环，成为全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，且电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，为企业的出差财务合规管理提供了有力保障。
合思档案典型场景应用
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数电票场景：全流程闭环管理
在数电票场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了全流程闭环管理。对于企业的出差财务合规管理来说，数电票的高效处理和归档能够有效提高财务工作效率，确保财务数据的准确性和合规性。 -
实物备查场景：线上线下高度关联
实物备查场景中，合思档案能够智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理。在出差财务合规管理中，对于一些需要留存的实物票据等档案，合思档案能够提供有效的管理手段，确保档案的完整性和可追溯性。 -
大数据场景：海量数据高效处理
大数据场景下，合思档案的大数据解决方案深入多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。在企业的出差财务合规管理中，面对大量的出差报销数据，合思档案能够快速处理和分析，为企业提供有价值的决策依据。 -
共享调阅场景：满足精细化查阅需求
共享调阅场景满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持多维度查询条件和多种浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。在出差财务合规管理中，相关人员可以根据需要快速查阅出差报销的相关档案，提高工作效率和决策的准确性。
客户成功案例见证实力
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这充分说明了合思档案在提高工作效率、扩大服务规模方面的显著效果。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统给予肯定。
如果您也想解决出差财务合规管理中的难题，提升企业的财务管理效率和合规性，不妨尝试一下合思档案解决方案。现在可以通过电话400 – 105 – 6505联系我们，也可访问网站www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码获取相关信息，还能免费试用合思档案解决方案，开启企业出差财务合规管理的新篇章。
