在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强力助推器，让我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的会计电子档案管理系统——合思档案。它就像一位专业的财务管家，在解决电子凭证管理难题方面发挥着至关重要的作用，为企业的财务数字化转型提供了有力支持。
红枣上市企业的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，经过多年的发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业的财务管理中，会计电子档案管理系统的缺失让其面临着诸多难题。
在档案归档方面，该企业面临着巨大的挑战。财务人员在进行归档工作时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，确保信息准确无误。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能给企业带来潜在的风险。
纸质档案的查找也是一个令人头疼的问题。由于纸质档案受限于时间和空间，查找起来需要耗费大量的时间和精力。财务人员往往需要在堆积如山的档案中翻找所需的文件，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这在一定程度上影响了企业的工作效率，也限制了企业的决策速度。
大量纸质档案的管理还带来了高昂的成本。不仅需要占用大量的存储空间，还需要投入大量的人力进行管理和维护。从档案的整理、分类到存储，每一个环节都需要耗费大量的资源，这无疑增加了企业的运营成本。
合思档案系统的定制化破局之策
面对好想你公司在会计电子档案管理方面的难题，合思档案会计电子档案管理系统提供了一系列针对性的解决方案。
打破壁垒数据同源是合思档案的一大亮点。该系统为财务人员实现了便捷利用，通过一键联查功能，财务人员可以快速获取所需的信息，工作效率得到了有效提升。在传统的档案管理模式下，财务人员需要在不同的系统和文件中查找相关信息，不仅耗时费力，还容易出现信息错误。而合思档案系统实现了数据的同源共享，让财务人员可以在一个平台上轻松获取所有相关信息，大大提高了工作效率。
自动组装审计便捷也是合思档案的重要优势之一。在内外审计过程中，该系统以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。传统的审计方式需要审计人员花费大量的时间和精力去核对纸质档案和电子数据，容易出现遗漏和错误。而合思档案系统通过自动组装功能，将相关的档案数据进行整合，为审计人员提供了清晰、准确的审计依据，大大提高了审计效率和准确性。
实物高效管理是合思档案系统的又一特色。借助虚拟档案库房和二维码技术，该系统实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物的位置。这不仅方便了档案的管理和查阅，还提高了档案的安全性和可靠性。在传统的档案管理模式下，实物档案的查找和管理需要耗费大量的人力和时间，而且容易出现档案丢失和损坏的情况。而合思档案系统通过虚拟档案库房和二维码技术，实现了实物档案的数字化管理，让档案的查找和管理变得更加便捷和高效。
合思档案系统带来的显著成效
合思档案会计电子档案管理系统的应用，给好想你公司带来了显著的成果。
在人工耗时方面，该系统减少了90%的人工耗时。以前，财务人员需要花费大量的时间和精力去处理档案管理工作，而现在，通过合思档案系统的自动化处理，财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。
总部接收管理耗时也大幅减少。合思档案系统实现了档案数据的实时共享和传输，总部可以及时获取各部门的档案信息，减少了信息传递的时间和成本。据统计，总部接收管理耗时减少了80%，这使得企业的管理更加高效和便捷。
借阅管理也得到了极大的改善。在传统的档案管理模式下，借阅档案需要填写大量的表格和手续，而且查找档案也非常困难。而合思档案系统通过电子档案的管理和借阅功能，实现了档案的快速借阅和归还。借阅管理减少了67%的管理耗时，提高了档案的利用率和流通效率。
在成本方面，合思档案系统预计每年可以为好想你公司减少综合成本20万元。这主要得益于系统的自动化处理和高效管理，减少了人工成本和存储空间的占用。同时，系统的应用还提高了工作效率和准确性，减少了因错误和遗漏带来的损失，为企业节约了大量的成本。
合思档案系统的广阔前景与行动号召
合思档案会计电子档案管理系统在助力企业实现电子凭证数字化转型方面发挥着重要作用。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过使用合思档案会计电子档案管理系统，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
展望未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案会计电子档案管理系统将迎来更广阔的发展前景。它将不断升级和完善，为企业提供更加优质、高效的服务，助力企业在数字化浪潮中抢占先机。
如果您的企业也想在电子凭证数字化转型中取得突破，实现财务数智化管理，不妨选择合思档案会计电子档案管理系统。现在就可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，免费试用我们的系统，体验合思档案带来的便捷与高效。未来财务用合思，让有限更有效。
