合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化飞速发展的时代，企业档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票的快速扩张，因其特殊的管理要求，让企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合时代，企业各层级人员都有不同的档案管理困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要承受档案数据量大、整理耗时以及手动匹配核对枯燥繁复的压力；业务人员也被报销纸质票据流程繁琐的难题所困扰。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚。只有保证档案原生性，实现电子会计档案管理，才能确保企业财务档案管理合规，最终达成企业全面数字化的目标。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业档案管理带来了新的解决方案。

合思档案：科技赋能的档案管理专家

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。该公司凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。

合思档案具备电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理能力。其功能模块丰富多样，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业档案管理提供了全面而高效的支持。

核心功能：多维度助力档案管理升级

• 多源采集：数据获取的智慧之道
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，它可以实现单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这一系列功能确保了企业能够全面、准确地采集各类档案数据，为后续的管理工作奠定了坚实基础。同时，在信息存取权限方面，合思档案严格把控，确保只有授权人员能够进行数据采集操作，保障了数据的安全性和隐私性。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，合思档案具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在这个过程中，信息存取权限的设置确保了只有相关人员能够对档案数据进行关联、映射和检测等操作，防止数据被非法篡改和泄露。

• 档案管理：精细管控的安全保障
  档案管理功能中，合思档案权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限以及水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段和不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。在信息存取权限的严格控制下，不同级别的人员只能访问和操作其权限范围内的档案数据，确保了档案管理的安全性和规范性。

• 档案应用：全方位的便捷服务
  在档案应用层面，合思档案多维检索满足多场景查询需求。它支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。同时，具备多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。信息存取权限的合理设置，保证了不同场景下档案数据的安全访问和使用，提高了企业档案应用的效率和安全性。

优势对比：传统管理模式的破局者

与传统档案管理方式相比，合思档案具有显著的优势。
在成本节约方面，合思档案能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%，降低打印成本和空间成本。例如，在某案例中，企业每年打印成本从180000元降至30000元，空间成本从143773元降至22835元。这不仅减少了企业的经济支出，还符合环保理念。同时，信息存取权限的设置避免了因不必要的人员访问导致的额外成本和风险。
在效率提升方面，合思档案检索效率提升90%。在某企业案例中，档案匹配耗时减少84%、查询耗时减少80%，还能实现档案数据秒级查询，快速定位相关档案，减少人工匹配和整理的工作量。高效的信息存取权限管理，使得授权人员能够快速准确地获取所需档案信息，进一步提高了工作效率。
在合规性保障方面，合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，满足电子凭证会计数据标准化试点工作要求。通过“四性检测+业务检测”双模检测实现归档即合规，保障财务档案管理的特殊性要求。严格的信息存取权限确保了档案数据的合规使用和存储，避免了违规操作带来的风险。

实际案例：多行业见证卓越成效

• 海量单据企业的高效转型
  有一家某年单据量达2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，大大提高了工作效率。在这个案例中，合理的信息存取权限设置确保了海量单据数据的安全管理和高效利用。

• 集团型企业的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，推进档案无纸化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。信息存取权限的严格控制，保障了集团内部不同部门和层级之间档案数据的安全共享和管理。

• 教育集团的智能化变革
  中国最大的K12民办教育集团之一，存在采集、存储、整理和利用环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。信息存取权限的合理分配，确保了教育集团内不同校区和部门之间档案数据的有序流动和安全使用。

合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。让企业更好享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将在未来持续为企业提供优质的档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更好的发展。

如果您也想体验合思档案带来的高效、安全、合规的档案管理服务，点击免费试用，开启企业档案管理的数字化转型之旅！