在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也启用了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。然而，电子凭证接收、报销、入账以及归档的“最后一公里”难题仍待攻克。
传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多棘手问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为繁琐，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，海量档案存储更是成为了企业的沉重负担。
一、合思方案：解锁海量档案存储密码
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了行业痛点，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。它通过开放式接口互联自主采集档案，能实现大文件自动切割、数电票自动化解析，为海量档案存储提供了高效的采集方式。同时，智能关联自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，确保了海量档案存储的规范性和安全性。此外，多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让海量档案存储后的利用变得更加便捷。
二、核心亮点：海量档案存储的智慧钥匙
合思档案具有众多核心功能亮点，为海量档案存储带来了全新的体验。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。在智能采集方面，借助外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，高效采集海量档案。预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等，为海量档案存储做好前期准备。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保海量档案存储的有序进行。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，进一步挖掘海量档案存储的价值。
同时，合思档案支持多维检索、一站式预览，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现档案全场景数字化利用，让海量档案存储不再成为信息获取的障碍。
三、用户收益：海量档案存储的价值回报
使用合思档案能为用户带来显著的收益，尤其在海量档案存储方面。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，可有效降低企业运营成本。以一家年 20 万凭证、40 万回单、30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，通过使用合思档案，年总节约成本可达 338,910 元，大大减轻了海量档案存储带来的成本压力。
在提高工作效率方面，合思档案也表现出色。合思曾帮助海亮教育科技服务集团提升档案整理匹配效率 90%，减少存储空间 72%，每年节约纸张打印成本 3 万元，减少财务人力 3 人。这不仅提高了工作效率，还为海量档案存储提供了更优化的空间利用方案。
四、行业应用：海量档案存储的多元适配
合思档案在不同行业都有典型的应用场景，为各行业的海量档案存储提供了有效的解决方案。
在餐饮行业，COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。减少人力成本 50%，提高了效率，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%，有效解决了餐饮行业海量档案存储和管理的难题。
在数字阅读和知识服务行业，帆书实现了全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。财务结账效率提高 50%，仓储需求减少 70%，纸张、档案盒、箱子节约近 90%，总节约成本 500 万/年，让海量档案存储更加高效、环保。
五、成功案例：海量档案存储的实力见证
众多客户的成功案例证明了合思档案在海量档案存储方面的有效性。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达 100%。通过统一存储，打破数据孤岛，整合四证；搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，助力降本增效，为海量档案存储提供了优秀的范例。
高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高效率，归档效率提升 90%，为企业年节约成本 30 万 +，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，也体现了合思档案在海量档案存储和利用方面的优势。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在海量档案存储成为企业普遍难题的今天，合思档案无疑是一剂良方。
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