在当今商业世界，连锁经营模式凭借其规模效应和品牌影响力，在市场中占据着重要地位。以一家连锁经营上市公司为例，它拥有超过5000名员工，近400家门店分布在多地。庞大的企业规模和广泛的业务布局，使得该公司的差旅需求极为旺盛，月均差旅GMV超过50万。目前，企业已接入一家TMC作为合作方，员工出差无需垫资，财务进行月底对账。然而，看似有序的差旅管理背后，却隐藏着诸多亟待解决的问题。电子发票存档在这一过程中也面临着挑战，传统模式下难以高效地对差旅产生的电子发票进行整理和存档。
连锁企业差旅管理的“荆棘之路”
该企业作为大型连锁食品企业，不同部门有着多样的差旅需求。区域督导的日常工作如外出巡店等需要频繁提报差旅，且多为长期出差，涉及多目的地经转；优秀骨干店长要前往总部参加培训，培训部需负责安排酒店和往返交通；招商部为了开新店事宜，需要前往各地选址、实地考察。由于业务性质，出差地为偏远地区的情况时常发生。
在这样的背景下，企业面临着诸多痛点。首先是员工满意度低的问题。员工出差频次较多，对出差体验十分看重。但原TMC对接的供应商有限，在旺季时经常出现订不到酒店的情况，酒店价格也常常超出差标。而在偏远地区，服务酒店未覆盖，员工只能自己垫资，这大大降低了员工的出差体验。电子发票存档方面，由于垫资等情况的存在，使得电子发票的收集和整理变得更加复杂。
财务核算也是一大难题。原TMC出具的对账单并不满足财务核算的要求，需要二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等。财务每月至少需要耗费3人天来整理对账单，然后通过线下Excel发送给成本中心负责人审核。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，影响财务工作的效率。同时，电子发票的存档和核算之间缺乏有效的衔接，增加了财务工作的难度。
管理难度也在不断提升。接入TMC虽然在一定程度上实现了员工免垫资，但也限制了员工的选择权利。在供应商缺失、体验不好等情况出现时，内部投诉较多，员工不满情绪滋生。而且单一供应商的差旅价格没有弹性空间，导致差旅费用居高不下。电子发票存档在这种混乱的管理模式下，也难以实现规范化和高效化。
合思：差旅管理的“智慧锦囊”
面对该企业在差旅管理中遇到的重重困难，合思提供了一套针对性的解决方案。合思商城可以无缝接入企业原有的TMC系统，实现1 + 1 > 2的资源互补智慧差旅模式。这一模式无需更换TMC供应商，为企业节省了成本和时间。电子发票存档在新的模式下也能更好地与整个差旅流程相结合。
合思商城拥有更丰富的资源。它覆盖国内2000 + 县市区，拥有170万 + 酒店资源，并且与各大酒店集团线上直连。这为员工提供了更丰富的资源选择，能够着重解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题。员工在选择酒店时，有了更多的可能性，电子发票的来源也更加多样化，而合思的系统能够更好地对这些电子发票进行存档管理。
在出行方面，合思商城接入国内40 + 航司，多个供应商同屏比价。系统会为员工推荐同时时间段内更低价的方案，从而为企业节省出差成本。这不仅让员工能够享受到更实惠的出行，也有助于企业控制差旅费用。电子发票存档过程中，对于不同供应商的发票能够进行统一管理，提高了存档的效率。
合思商城还带来了更丝滑的体验。合思商城 + TMC商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单。这种开放的模式营造了共赢的企业文化，让员工能够更加自主地安排出差事宜。电子发票存档也变得更加便捷，员工可以在下单的同时完成电子发票的收集和初步整理。
方案实施：步步为营见成效
合思商城接入企业原有的TMC系统的过程十分顺利。员工在使用时，可根据自身需求在合思商城和原TMC之间自由选择供应商下单。系统会根据员工的选择进行相应的订单处理和后续流程。
在财务对账方面，合思商城对账单会按照成本中心自动拆分，方便财务操作。这一功能大大减轻了财务人员的工作负担，提高了对账效率。同时，对于电子发票存档，系统也会根据成本中心等信息进行分类，使得电子发票的管理更加有序。员工在完成出差后，电子发票会自动进入系统进行存档，财务人员可以根据需要随时查阅和使用。
数据见证：差旅管理焕新机
合思商城上线后，取得了显著的成果与效益。财务部投诉率降低了80%。这是因为员工的选择权更多了，省去了很多解释、处理投诉的时间。财务人员不再需要花费大量精力去应对员工的不满，能够更加专注于财务核算和管理工作。电子发票存档也更加规范，减少了因发票管理不善而引发的问题。
员工满意度达到了100%。合思商城上线后，订购选择更多、更灵活。当原TMC旺季酒店无空房时，员工去合思商城能找到其他品牌；机票价格多平台比价，比原来便宜多了。员工能够更加自由地安排出差，出差体验得到了极大的提升。电子发票存档也变得更加轻松，员工无需再为发票的整理和保存而烦恼。
客户心声：认可与信赖
员工对合思商城给予了高度评价。他们表示合思商城上线后，订购更多选择、更灵活，两种选择想用哪个用哪个，员工自主性更高。这使得员工在出差时能够更加舒心，工作效率也得到了提高。电子发票存档在新的模式下，员工只需要按照系统提示操作，就能轻松完成发票的存档。
财务人员也称赞不已。财务部不再接到投诉，口碑大大提升。合思商城对账单是按照成本中心自动拆分的，对账效率也有了一定提升。财务人员在处理电子发票存档时，能够更加高效地完成工作，减少了错误和遗漏。
在当前的企业经营环境下，差旅管理是众多企业面临的重要问题。电子发票存档作为差旅管理中的重要环节，也需要更加高效和智能的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有专业的团队和先进的技术，能为企业提供全方位的财务数智化服务。如果你也面临类似的差旅管理问题，不妨选择合思，开启高效、便捷、降本的差旅管理新模式。现在就可以免费试用合思的解决方案，体验电子发票存档和差旅管理的全新变革。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
