在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，敏锐地察觉到这一趋势，迫切希望在财务数字化领域实现突破。然而，该企业在财务数字化转型过程中遭遇了诸多难题。
企业内部业务和财务系统众多，这些系统相互独立，犹如一个个信息孤岛，数据无法实现互通。这导致结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的处理工作更是耗时又耗资源。电子发票的打印、查重、验伪等操作，不仅浪费了大量的纸张，还耗费了员工大量的时间和精力。
同时，实物存档问题也给企业带来了沉重的负担。实物档案占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。此外，重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，进一步增加了工作的难度和工作量。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，导致档案资产利用率极低。
困境剖析：探寻财务管理痛点根源
该教育服务品牌的业务背景复杂，涉及多个业务板块和众多分支机构。在传统的财务管理模式下，各个业务部门和分支机构都有自己独立的财务系统和管理方式，这使得企业的财务管理变得混乱不堪。
数据不互通是企业面临的首要问题。由于业务和财务系统相互独立，数据无法实时共享，导致财务人员在进行数据分析和决策时，需要花费大量的时间和精力去收集和整理数据。而且，由于数据的准确性和完整性无法得到保证，这也给企业的财务管理带来了很大的风险。
实物存档的弊端也日益凸显。随着企业业务的不断发展，实物档案的数量越来越多，占用的物理空间也越来越大。而且，实物档案的管理难度也越来越大，需要投入大量的人力、物力和财力。此外，实物档案的安全性也无法得到保证，一旦发生火灾、水灾等自然灾害，或者被盗、被损坏等情况，将会给企业带来巨大的损失。
重复的纸质档案录入操作不仅效率低下，还容易出现错误。由于纸质档案的录入需要人工手动操作，这不仅增加了员工的工作量，还容易出现录入错误的情况。而且，由于纸质档案的保存时间有限，一旦档案过期或者损坏，将会给企业的财务管理带来很大的麻烦。
精准施策：合思全生命周期电子化方案登场
面对该企业在财务管理上的困境，合思为其量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有针对性和全面性，能够有效解决企业在财务数字化转型过程中遇到的各种问题。
合思的档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现档案应收尽收。这意味着企业的各种会计档案都能够被纳入到管理体系中，实现了档案的集中管理。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，确保数据的顺利收集。无论档案数据的来源如何，都能够通过这些接口传输方式准确地收集到系统中。
该方案实现了自动归档功能，涵盖智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，全面管理会计档案。通过自动归档功能，企业的会计档案管理变得更加高效、准确和安全。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告、应付采购单、审批单据、进项报销单、销项应收单、其他会计档案等；外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票、影像文件、财政电子票据、电子客票、电子行程单、合同等。这使得企业的会计档案管理更加全面、细致。
稳步推进：方案落地实施关键步骤
合思的解决方案在实施过程中，严格按照科学的步骤进行，确保了方案的顺利落地。
首先，合思通过自动封装接口连接客户的多个异构系统，以 0 开发成本介入，全面收集档案数据。这一步骤确保了企业的各类会计档案都能够被纳入到管理体系中，为后续的管理工作奠定了基础。
接着，利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等接口传输方式，将不同来源的数据整合到系统中。通过这些接口传输方式，确保了数据的准确性和完整性。
系统进行智能组单和四性检测，对收集到的档案数据进行初步处理和审核。智能组单能够将相关的档案数据自动组合在一起，提高了档案管理的效率。四性检测能够确保档案的准确性、完整性、真实性和可用性，保证了档案的质量。
最后，按照设定的流程进行电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁等操作，并通过权限监控确保数据的安全性和访问的合规性。通过这些操作，企业的会计档案管理变得更加规范、有序。
显著成效：数据见证方案强大威力
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。这使得企业的会计管理更加高效、准确。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大大提升了档案的查阅效率。员工可以通过系统快速查询到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，企业实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明企业的财务管理变得更加智能化、自动化。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这将进一步提升企业的财务管理水平和竞争力。
高度认可：客户评价彰显方案价值
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著，成为了财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例。
企业财务相关负责人对合思方案给予了高度肯定，有信心在 2024 年实现更高的财务数据自动化率，这充分体现了对合思方案的认可和信任。
在当前企业数字化转型的大趋势下，合思凭借其强大的实力和优质的服务，赢得了众多客户的信赖和好评。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。
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