在企业的日常运营中，财务文档归档一直是一项令人头疼的工作。企业高管们常常面临着纸质档案管理成本高、占地大且档案数据难以分析利用的困境。纸质档案管理不仅花费巨大，而且储存占地，档案数据没有汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑给企业的决策带来了诸多不便。
财务人员也深受其害，档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复的工作让他们的工作热情逐渐消磨。业务人员在报销时，也面临着纸质票据留存上交流程繁琐、耗费时间的问题，出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间，大大降低了工作效率。
此外，企业还存在高显性成本浪费资源、高隐形成本内部协作滞后、高合规风险财税管理低效等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，这些问题都严重影响了企业的发展。
合思档案解决方案：精准破局行业痛点
合思档案针对上述行业痛点，提出了领先的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，电轨运行保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务；档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案实现多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持9类电子凭证操作。合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
核心功能亮点：凸显独特优势
- 智能采集：多源数据轻松汇聚
合思档案的智能采集功能支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，还支持单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割和自定义配置Excel导入模板。
基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，银行回单 → 上传/拍照/扫描 → 大文件导入 → 智能识别 → 回单切割；进销项发票 → 提取结构化信息 → 多文件导入 → 发票切割。自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
- 智能制档：高效关联精准匹配
智能制档功能通过规则引擎自动组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还可通过字段映射实现查阅便捷。
会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。智能关联，系统与系统强关联规则、业务性弱关联规则，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过‘元数据’级别的业务字段，如‘会计期间’字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
- 双模式检测：保障数据真实可用
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。
按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开的可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
- 档案管理：精细管控灵活扩展
档案管理功能具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、自定义档案目录分类等。
支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022 档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。
用户收益：彰显方案价值
使用合思档案，企业能够获得显著的降本增效。能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
合思档案还助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，实现绿色低碳运营。沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。
典型场景：广泛适用彰显实力
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企业高管：数智决策的得力助手
企业高管可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。 -
归档员/财务：轻松告别繁琐工作
归档员/财务可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理。提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 -
外部审计：高效在线可溯源
外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。 -
业务人员：报销流程大简化
业务人员在出差、招待报销时，无需留存上交纸质票据，简化流程，节省时间。出差、招待后，使用合思档案无需留存上交纸质票据，流程不再繁琐，节省大量时间。
客户成功案例：实力见证卓越
- 某企业：业财一体降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。会计档案纸电混合难管理，不打印销售订单、发票、系统验收单，打印送货单、纸质验收单，纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作。手工作业，月10万 + 送货单、1万 + 验收单，档案管理财务编制10 – 15人，总分公司查找会计凭证耗费810小时/年，分公司整理验收单耗时2323.39小时/年，年用纸张314,500张，档案资料1360箱/年，占地面积204㎡。
使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。
- 某集团型企业：标准化落地合规环保
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等。档案管理流程复杂，人工环节多，整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节分子公司实物属地监管；检查环节人工逐一复核会计档案的完整性；利用环节借阅/移交全部线下处理；管理方式纸质档案管理为主，每年异地邮寄实物稽查。凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，52个业务组织 + 多系统运行，各分子公司对会计档案管理标准不一，实物档案由属地兼管。共享中心形式虚设，档案数据不同源，数据不互通。每月回单整理费时费力，低价值重复性高消磨财务热情，专人专岗负责回单初制、打印及组装，平均每月耗费3 – 5人天。实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。
采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求。低碳环保，积极响应政策，响应‘双碳’指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
- 某企业：统一存储高效管理
某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询等问题。低效的档案管理现状，整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理；存储环节独立档案室管理，存放纸质档案；管理方式纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查。档案管理痛点，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用；日常检索依赖多端系统分散查询；纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢；电子发票、电子银行回单存档不合规范。
使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
- 某教育集团：简化流程提升效率
某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。低效的档案管理现状，采集方面业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储方面实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理方面财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理；利用方面实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。
采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案已服务众多企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。同时，合思档案获得多项认证和荣誉，具有强大的实力和保障，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等。
合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，能更好地满足企业需求，助力企业实现财务数字化转型。如果您也想解决财务文档归档难题，不妨来免费试用合思档案，开启财务数字化管理新征程！
