在数字化浪潮的汹涌澎湃中，企业财务管理正经历着一场前所未有的变革。随着电子凭证改革的不断深入，开具端的数字化适配已基本完成，而接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题，却如同一道难以逾越的鸿沟，横亘在企业财务数智化转型的道路上。电子文档归档系统，作为这场变革中的关键一环，正逐渐成为企业财务管理的核心需求。
2024年11月1日和12月1日，铁路和民航旅客运输领域分别推广使用全面数字化的电子发票，这一举措不仅标志着我国电子凭证改革驶入快车道，也为企业财务管理带来了新的机遇与挑战。电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，是实现真正数字化的关键所在。在这一背景下，合思档案应运而生，作为领先的电子会计档案管理平台，它致力于打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供高效、便捷、合规的电子文档归档解决方案。
行业痛点：传统归档方式的困境
企业在财务管理过程中，普遍面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等诸多痛点。传统的纸质档案管理方式，不仅耗费大量时间和人力，还容易出现档案遗失、损坏等问题。在归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有不慎便可能导致档案信息的缺失或错误。
纸质档案的查找更是一项耗时耗力的工程。受限于时间和空间，查找纸质档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于需要频繁查阅档案的企业来说，无疑是一种巨大的效率瓶颈。
大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本高昂。企业需要投入大量的资金用于档案存储空间的租赁、档案盒和箱子的采购以及档案管理人员的薪酬支付。
纸质档案管理办法还存在合规风险。无法保证电子原文件的长期保存、无法确保数据安全可用，不满足现代企业管理的要求。在当前经济环境下，这些问题严重制约了企业的管理效率和成本控制能力，亟待解决。
破局之道：合思档案的电子文档归档系统解决方案
面对行业痛点，合思档案以电子文档归档系统为核心，通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务四大环节，实现了电子会计档案的全生命周期管理，有效解决了企业在财务管理中的难题。
智能采集是合思档案电子文档归档系统的第一步。它支持外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的数据采集，能够自动抓取各类电子凭证和档案信息，大大提高了数据采集的效率和准确性。
预归档服务则确保了档案数据的准确性和合规性。通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，合思档案对采集到的数据进行预处理，确保档案信息的完整性和一致性，为后续的档案管理打下坚实基础。
基础管理环节涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。合思档案采用先进的存储技术，确保档案数据的安全可靠；同时，提供便捷的检索和借阅服务，让用户能够随时随地查阅所需档案；对于不再需要的档案，则进行规范的销毁处理，避免信息泄露。
档案服务是合思档案电子文档归档系统的增值环节。它支持辅助审计、项目管理、统计分析等，满足企业多样化的管理需求。通过数据分析，企业可以更好地了解自身的财务状况，为决策提供有力支持。
核心优势：合思档案电子文档归档系统的功能亮点
合思档案电子文档归档系统的核心功能亮点，构成了其强大的竞争力。便捷调阅不打印，用户无需打印即可在线调阅档案，大大提高了查阅效率。无论是日常的财务审核，还是审计部门的检查，都能迅速获取所需档案，节省了大量时间和精力。
混序归集免组装，是合思档案的一大创新。它支持混序归集，能够自动组装档案，减少人工操作。在传统的档案管理中，档案的组装往往需要耗费大量人力和时间，而合思档案则通过智能算法，实现了档案的自动组装，大大提高了工作效率。
全生命周期管理，是合思档案电子文档归档系统的又一重要优势。它覆盖采集、制、管、用四个环节，实现了档案的全生命周期管理。从档案的采集、制作，到管理、使用，每一个环节都得到了有效的监控和管理，确保了档案信息的完整性和准确性。
多维检索功能，让用户能够快速定位所需档案。合思档案提供多维检索条件，支持组合式穿透预览，用户可以根据自己的需求，灵活设置检索条件，快速找到所需档案。无论是按照时间、金额，还是按照项目、部门进行检索，都能轻松实现。
用户收益：合思档案电子文档归档系统带来的价值
通过使用合思档案电子文档归档系统，企业能够显著降低档案管理成本，提升管理效率，实现合规经营和低碳运营。
在成本降低方面，合思档案减少了纸张、档案盒、箱子等耗材的使用，降低了存储空间成本。企业无需再为大量的纸质档案支付高昂的存储费用，同时也减少了耗材的采购成本。
效率提升方面，合思档案提高了档案整理匹配效率、报销效率等，缩短了结账时间。财务人员可以更加高效地完成档案整理和匹配工作，报销流程也变得更加顺畅，大大提高了企业的运营效率。
合规经营方面，合思档案确保了电子原文件的长期保存和数据安全可用，满足了管理要求。企业无需再担心纸质档案的遗失、损坏等问题，同时也能更好地应对审计和监管部门的检查。
低碳运营方面，合思档案减少了打印、存储等实物成本，推动了企业的可持续发展。在当前环保意识日益增强的背景下，低碳运营已成为企业发展的重要趋势。合思档案通过电子文档归档系统，为企业实现低碳运营提供了有力支持。
行业应用：合思档案电子文档归档系统的广泛适用性
合思档案电子文档归档系统适用于多个行业场景，如食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等，满足了不同企业的财务管理需求。
以好想你健康食品股份有限公司为例，通过使用合思档案电子文档归档系统，该公司减少了90%的人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。在食品行业，档案管理的重要性不言而喻，合思档案的解决方案让好想你健康食品股份有限公司的财务管理更加高效、合规。
COMMUNE幻师则实现了纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元。在餐酒吧行业，大量的发票和单据需要管理，合思档案的电子文档归档系统让COMMUNE幻师轻松应对这一挑战，实现了成本的显著降低。
云海肴节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合达成80%，财务提效90%。在餐饮连锁行业，云海肴通过合思档案的解决方案，实现了财务与业务的深度融合，提高了企业的整体运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年。在家居行业，档案管理同样面临着诸多挑战，合思档案的电子文档归档系统为金牌橱柜家居科技股份有限公司提供了有效的解决方案。
客户见证：合思档案电子文档归档系统的成功案例
合思档案电子文档归档系统已成功应用于多家知名企业，如海亮教育科技服务集团、高新兴科技集团、中文天地出版传媒、杭州西湖城市建设投资集团等，取得了显著的成效。
海亮教育科技服务集团在使用合思档案电子文档归档系统后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约了3万元，财务人力减少了3人。这一系列的数据，充分证明了合思档案电子文档归档系统的有效性和价值。
高新兴科技集团同样受益于合思档案的解决方案。归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万+。在科技行业，高效、合规的财务管理是企业发展的重要保障，合思档案的电子文档归档系统为高新兴科技集团提供了有力的支持。
中文天地出版传媒在使用合思档案电子文档归档系统后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。在出版传媒行业，大量的发票和单据需要管理，合思档案的解决方案让中文天地出版传媒的财务管理更加轻松、高效。
杭州西湖城市建设投资集团则实现了档案整理匹配效率提升72%，存储空间减少41%，报销效率提升300%，单据打印纸张减少10万张/年。在城市投资建设领域，合思档案的电子文档归档系统为企业的财务管理带来了革命性的变化。
携手合思：开启财务数智化转型之旅
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，凭借其强大的功能和显著的用户收益，已成为众多企业财务数智化转型的首选方案。合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，累计融资超15亿元人民币。在杭州、南昌设立研发中心，全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思。
如果您也希望实现财务数智化转型，降低档案管理成本，提升管理效率，那么不妨立即加入合思档案的大家庭。我们诚邀您免费试用合思档案电子文档归档系统，共同推动财务管理模式的创新与发展。开启您的财务数智化转型之旅，从合思档案开始！
