合思档案:企业档案管理最佳实践的领航者

合思档案:企业档案管理最佳实践的领航者

破局:企业档案管理最佳实践之痛点洞察

在当今数字化浪潮中,企业正面临着前所未有的档案管理挑战。纸质档案管理不仅成本高昂,占用大量存储空间,而且整理过程繁琐,效率低下。随着电子会计凭证的普及,如何有效管理这些电子文件,确保合规性,成为企业亟需解决的问题。

当前经济环境下,国家政策正积极推动企业向数字化、无纸化转型。2025年数电票全覆盖的目标,更是对企业财务档案管理提出了新要求。在此背景下,企业档案管理最佳实践显得尤为重要,它关乎企业的成本控制、运营效率以及合规风险。

北京合思信息技术有限公司(简称“合思”),作为专精特新企业,深刻洞察企业档案管理痛点,推出了领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台旨在帮助企业实现档案管理的数字化、自动化和合规化,成为企业档案管理最佳实践的典范。

解码:企业档案管理最佳实践之合思方案

挑战重重:企业档案管理现状剖析

在“纸电混合”的时代,企业档案管理面临着多重挑战。高显性成本,如纸质凭证的输出耗材、档案室的建设与维护等,让企业不堪重负。高隐形成本,如手工装册归档的重复性工作、查询调阅的困难等,更是让企业效率大打折扣。同时,高合规风险,如电子会计凭证文件的管理缺失、纸质档案的损坏等,也给企业带来了巨大的潜在风险。

企业档案管理最佳实践要求企业能够灵活应对这些挑战,实现档案管理的降本增效和合规经营。合思档案正是基于这样的需求,为企业提供了一站式的解决方案。

合思档案:企业档案管理最佳实践之平台构建

合思档案,作为北京合思信息技术有限公司的匠心之作,是一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新,为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思档案的功能模块丰富多样,涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。这些模块共同构成了企业档案管理最佳实践的完整体系,帮助企业实现档案管理的全流程闭环。

使命愿景:企业档案管理最佳实践之目标追求

合思档案的使命是帮助企业解决内外交困的档案管理问题,实现降本增效、合规经营和低碳运营。其愿景是成为企业全面数字化的“最后一公里”,通过电子会计档案管理平台,补足信息化建设空白,拉通业财税档全链路。

这一使命与愿景,正是企业档案管理最佳实践的核心所在。合思档案通过节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%等具体数据,展现了其在降本增效方面的显著成效。同时,通过管理合规性100%的保障,确保了企业在档案管理方面的合规经营。此外,合思档案还助力企业实现低碳运营,响应国家双碳目标,为企业的可持续发展贡献力量。

模块功能:企业档案管理最佳实践之细节打磨

合思档案提供领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

在单套制解决方案中,合思档案实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装的功能,大大提高了档案管理的效率。在大数据解决方案中,合思档案支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询,让企业能够轻松应对大数据时代的档案管理挑战。此外,档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案等,也为企业档案管理最佳实践提供了有力的支持。

亮点创新:企业档案管理最佳实践之技术引领

合思档案在功能上具有诸多亮点与创新。它实现了与费控系统、税务系统、OA系统、资金系统、影像系统、财务系统等多系统的集成,为企业提供了全方位的财务数字化服务。

大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高了档案管理效率,释放了档案数据价值。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录,帮助企业扩展档案管理范围,实现不同档案类型的高效管理。共享调阅解决方案则满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求,支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件,让企业档案管理更加便捷高效。

产品优势:企业档案管理最佳实践之价值彰显

合思档案在产品上具有显著的优势。它节约成本,提高效率,保障合规,灵活扩展,成为企业数字化建设的首选。

节约纸张成本70%、节约整理成本75%的数据,彰显了合思档案在降本增效方面的卓越表现。检索效率提升90%、管理合规性100%的保障,则体现了合思档案在提高效率和保障合规方面的实力。此外,合思档案还支持自定义档案目录分类,支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,展现了其灵活扩展的能力。

目标用户与应用场景:企业档案管理最佳实践之精准定位

合思档案的目标用户广泛,包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。其应用场景涵盖了企业财务档案管理的各个方面,如业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等。

对于CEO/高管而言,合思档案能够沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值。对于归档员/财务而言,合思档案能够提高工作效率,告别重复低价值工作,实现档案数据同源,数据全流程透明流转。对于外部审计而言,合思档案则能够实现审计不进档案室,档案外审在线化、可溯源,一键查询借阅,权限一键下放/回收。

成功案例与客户评价:企业档案管理最佳实践之实证检验

合思档案已经成功应用于多个行业领军企业,如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等。这些企业通过使用合思档案,实现了档案管理的数字化、自动化和合规化,取得了显著的管理成效。

海亮教育凭证自动化率达到91.6%,共享单位数量增加18.9倍,作业人员仅增加9人。徐福记全集团实现无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本。金牌橱柜则以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效。

邀约:企业档案管理最佳实践之携手共进

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台,凭借其全面的功能、显著的优势和广泛的应用场景,已经成为企业数字化建设的首选。它不仅是企业档案管理最佳实践的典范,更是企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的重要伙伴。

我们诚邀更多企业加入合思档案的大家庭,共同实现档案管理的数字化、自动化和合规化。让有限更有效,让企业的档案管理更加高效、便捷、合规。

现在,我们提供免费试用服务,让您亲身体验合思档案的卓越性能。只需拨打400-105-6505,或访问www.hosecloud.com,即可开启您的企业档案管理最佳实践之旅。同时,您还可以关注我们的微信公众号、微信小程序,获取更多关于合思档案的最新资讯和优惠活动。让我们携手共进,共创企业档案管理的美好未来!

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captaincaptain
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