在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这一转型之路上有着自己的探索与实践。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，2022年3月，还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高筑，与预期的目标存在较大差距。这也凸显了其在财务数字化方面，尤其是公司差旅报销管理平台方面的迫切需求。
痛点困局：差旅报销管理难题待解
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操作体验不佳合规艰难
动力源在公司差旅报销管理平台的使用上，面临着多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间来回切换，繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。 -
系统割裂信息滞后
公司内部系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型众多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了报销管理的难度。 -
流程繁复统一困难
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。而且出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思方案：破局差旅报销管理困境
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系统集成数据同步
合思为动力源提供了全面的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，让数据能够自由流通，为公司差旅报销管理平台的高效运行提供了有力支持。 -
无需报销重塑流程
在产品应用上，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作的效率。 -
连接强大打破壁垒
合思的公司差旅报销管理平台系统连接能力强。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
实施之路：步步为营打造高效平台
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全面调研精准把脉
合思团队首先对动力源现有的多套系统进行了全面的调研和分析。深入了解各系统的数据结构、业务流程以及存在的问题，为后续的系统集成和优化提供了坚实的基础。通过详细的调研，合思能够精准地把握动力源在公司差旅报销管理平台方面的需求和痛点，制定出针对性的解决方案。 -
开发测试确保同步
接着，合思进行了系统集成的开发和测试工作。确保HR系统、BPM系统等与合思费控系统的数据能够准确、实时地同步。在开发过程中，合思的技术团队严格按照标准和规范进行操作，经过多次测试和优化，保证了系统的稳定性和可靠性。 -
培训支持助力转型
针对无需报销的商旅出行流程，合思对动力源员工进行了全面的培训。让员工熟悉新的消费和报销模式，同时建立了相应的服务支持团队，及时解决员工在使用过程中遇到的问题。通过培训和支持，动力源的员工能够快速适应新的公司差旅报销管理平台，提高了工作效率和满意度。 -
持续优化迭代升级
合思并没有满足于现状，而是不断对系统进行优化和调整。根据动力源业务的变化和反馈，对系统功能和流程进行持续改进。通过不断地迭代升级，合思的公司差旅报销管理平台能够更好地适应动力源的发展需求，为企业的财务数字化转型提供持续的动力。
成果显著：差旅报销管理焕新颜
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操作革新效率飞升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性。 -
成本节约效益凸显
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在繁琐的基础工作上，如发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，为企业的财务管理提供更专业的支持。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。极大地缩短了员工填报时间（拍照、扫码、录入），简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在差旅过程中更加轻松和便捷。 -
财务管控更加合规
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员能够更好地掌握报销数据，对费用进行有效的管控，确保企业的财务合规。
动力源反馈：携手合思共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思公司差旅报销管理平台的认可和信任。
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