行业浪潮下的电子文档存储系统新机遇
在当今数字化浪潮的席卷之下，各行各业都在经历着前所未有的变革。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里将全面解决。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；2024年12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措，无疑为电子文档存储系统的发展带来了新的契机。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一创新性的电子文档存储系统，为企业提供了更加便捷、高效、合规的财务管理解决方案。精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，让更多企业看到了电子文档存储系统的无限可能。
传统困境：好想你健康食品的财务管理之殇
好想你健康食品股份有限公司，这家成立于1992年的红枣行业领军企业，于2011年在深交所中小板上市，一直以来都在市场上占据着重要的地位。然而，在传统财务管理模式下，好想你也面临着诸多棘手的问题。
财务归档时，工作人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况时有发生，给企业的财务管理带来了极大的风险。纸质档案受限于时间和空间，当需要查找某一份档案时，往往要耗费大量的时间在堆积如山的文件中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。
大量纸质档案的管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的空间来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，也无法确保数据安全可用，不满足现代企业管理的要求。
合思破局：电子文档存储系统的创新解决方案
针对好想你公司面临的这些痛点，合思档案提供了全方位的创新解决方案，为企业的财务管理带来了新的生机。
打破壁垒 数据同源 提升效率
合思档案打破了传统财务管理系统之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关信息，工作效率得到了有效提升。不再需要在不同的系统之间来回切换，查找数据变得更加轻松快捷。
自动组装 审计便捷 规范流程
在审计方面，合思档案实现了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅的模式。系统可以自动组装相关数据，确保数据的准确性和完整性。审计人员可以直接从系统中获取所需的数据，大大提升了审计效率，同时也规范了审计流程。
实物高效管理 精准定位 便捷查阅
对于实物档案的管理，合思档案也有着独特的解决方案。借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，实现了档案的精准管理和便捷查阅。
实施路径：电子文档存储系统的落地之旅
合思档案的实施过程是一个系统而严谨的过程，涵盖了档案采集、制档、管理和利用等多个关键环节。
档案采集：开放互联 智能解析
在档案采集环节，合思档案提供了开放式接口互联，可以自主采集各种类型的档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割处理；对于数电票，能够实现自动化解析，大大提高了档案采集的效率和准确性。
档案制档：智能关联 灵活定制
档案制档过程中，系统可以进行智能关联和自动组装。通过四性检测和业务检测，确保档案的质量和合规性。同时，还支持自定义版式文件，满足企业不同的个性化需求。
档案管理：精准权限 灵活扩展
在档案管理方面，合思档案实现了精准的权限管控，只有授权人员才能访问相应的档案数据。档案目录可以灵活扩展，方便企业根据自身的业务需求进行调整。水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步保障了档案的安全性和规范性。
档案利用：多维检索 一站预览
档案利用是合思档案的重要功能之一。系统支持多维检索，用户可以通过关键词、时间等多种方式进行检索，快速找到所需的档案数据。一站式预览功能，让用户无需下载即可在线查看档案内容。在线借阅和异构系统联查功能，方便了不同部门之间的协作。实物混序归档和可视化盘点档案数据，让实物档案的管理更加高效。
成果斐然：电子文档存储系统带来的显著效益
好想你公司在实施合思档案后，取得了令人瞩目的成果和效益。
在人工耗时方面，减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和查找工作上，可以将更多的精力投入到更有价值的工作中。
管理成本也得到了显著降低。总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的管理耗时减少了67%。预计每年可以减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔不小的开支节省。
审计效率也得到了大幅提升。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计人员可以更加快速、准确地获取所需的数据，提高了审计工作的质量和效率。
客户赞誉：电子文档存储系统的口碑见证
好想你公司对合思档案给予了高度评价。通过实施合思档案，好想你公司实现了财务档案的便捷利用和高效管理，显著提升了工作效率和降低了成本。
云海肴CFO也分享了使用合思档案后的感受：“使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算，仅此一项改进，一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。”这些真实的客户反馈，充分证明了合思档案在电子文档存储系统领域的卓越表现。
行动号召：选择合思档案 开启财务数字化转型新征程
合思档案以其全流程合规化、自动化、数字化的管理优势，成为了企业财务数字化转型的有力助手。它帮助企业实现了财务档案的便捷利用和高效管理，显著提升了工作效率，降低了成本，保障了数据的安全和合规。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的竞争和不断变化的市场需求。选择合思档案电子文档存储系统，就是选择一种更加智能、高效、合规的财务管理方式。它将助力企业在数字化浪潮中脱颖而出，实现可持续发展。
