在当今快速发展的商业环境中，企业对于财务档案的管理需求日益增长，尤其是在合规流程优化方面。合思档案系统，作为财务档案数字化管理的佼佼者，通过与金牌厨柜家居科技股份有限公司的成功合作，展示了其在提升工作效率、降低成本以及确保档案合规性和安全性方面的卓越能力。本文将深入剖析这一合作案例，揭示合思档案系统如何助力金牌厨柜实现合规流程优化，开启财务数智化的新篇章。
客户背景与挑战：传统模式的桎梏
金牌厨柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，便以其卓越的产品和服务在国内高端整体厨柜及定制家居领域占据一席之地。然而，随着业务的不断拓展，其财务管理模式逐渐显露出瓶颈。传统的纸质档案管理方式，不仅效率低下，且成本高昂，难以满足企业快速发展的需求。
会计档案散落于各个系统之中，数据难以整合利用；每年实物稽查时，人工逐一翻查纸质档案，耗时耗力；档案整理、保管、存储及管理利用等环节均依赖大量人力物力，成本居高不下。更令人担忧的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，数据安全存在隐患，难以满足当前经济环境下企业对合规流程优化的迫切需求。
挑战具体化：时间与成本的双重压力
档案整理环节，工作人员需耗费大量时间将散落的会计档案进行分类、编号、装订，这一过程繁琐且易出错。保管环节，需要独立的档案室进行管理，不仅占用宝贵的物理空间，还需投入人力进行日常维护。存储环节，纸质档案的堆积如山，不仅增加了存储成本，还面临着档案遗失、损毁等风险。管理利用环节，依赖人工翻查，效率低下，难以满足快速响应市场需求的能力。
合规流程优化方面，纸质档案管理办法无法满足电子原文件长期保存的要求，数据安全难以保障，给企业带来了潜在的合规风险。在当前经济环境下，如何有效降低档案管理成本，提高工作效率，确保档案合规性和安全性，成为金牌厨柜亟待解决的问题。
解决方案概述：合思档案系统的数字化赋能
面对金牌厨柜的挑战，合思档案系统以其全面的功能和灵活的部署方式，为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案。该方案通过统一存储、业务证据链完整、数据共享和一站式查阅等功能，实现了会计档案的全面数字化管理，为合规流程优化提供了有力支持。
统一存储：打破数据孤岛
合思档案系统打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行统一储存、统一标准、统一管理。这一举措不仅简化了档案管理流程，还提高了数据的利用率。通过智能匹配技术，系统能够自动将相关档案进行关联，形成完整的业务证据链，为合规流程优化提供了坚实的数据基础。
业务证据链完整：业财一体双向穿透
在合思档案系统中，会计资料之间的关系得以清晰搭建，实现了以业务为核心的证据链条。业财一体双向穿透功能，使得财务人员能够轻松追溯每一笔业务的来龙去脉，确保业务数据的真实性和准确性。这一功能不仅提升了工作效率，还为合规流程优化提供了有力保障。
数据共享与一站式查阅：便捷高效
合思档案系统以聚合化、结构化、业务化的方式呈现会计资料的结构树，使得查阅变得便捷高效。无论是财务人员还是业务人员，只需通过简单的操作，即可快速找到所需档案，大大节省了时间成本。同时，系统支持多终端访问，无论身处何地，都能随时随地进行档案查阅，为合规流程优化提供了极大的便利。
银行回单无纸化：降本增效新举措
针对银行回单管理难题，合思档案系统提供了无纸化管理方案。系统能够自动采集、切割、组装海量银行回单，实现全面无纸化管理。这一举措不仅减少了打印、存储等成本，还提高了回单管理的效率，为合规流程优化提供了新的思路。
成效与成果：合规流程优化的显著体现
通过实施合思的电子会计档案管理解决方案，金牌厨柜实现了显著的成效和成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到了100%。这些成果不仅体现了合思档案系统的强大功能，也彰显了其在合规流程优化方面的卓越能力。
档案匹配与查询效率的大幅提升
统一存储和智能匹配技术的应用，使得档案匹配耗时大幅减少。财务人员无需再花费大量时间在各个系统中寻找相关档案，只需在合思档案系统中输入关键词，即可快速找到所需档案。同时，数据共享和一站式查阅功能使得档案查询更加便捷高效，大大提高了工作效率。
成本的显著降低
通过无纸化管理，金牌厨柜减少了打印、存储等成本。同时，系统自动化处理减少了人力投入，进一步降低了档案管理成本。预估每年可节省总体成本30万+，这对于企业来说无疑是一笔可观的节约。
档案合规性的全面保障
合思档案系统确保了电子原文件的长期保存和数据安全可用，满足了管理要求。档案合规性达到了100%，为企业规避了潜在的合规风险。在当前经济环境下，这一成果显得尤为重要。
客户反馈：高度评价与未来展望
金牌厨柜对合思的电子会计档案管理解决方案给予了高度评价。他们认为，该方案不仅提升了工作效率，降低了成本，还确保了档案的合规性和安全性。使用合思档案后，所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索，初步估算一年内至少为企业节省了30万元管理成本。
合作成果的显著体现
与合思的合作，成功落地了精细化运营的财务中台。业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。这些成果不仅体现了合思档案系统的强大实力，也彰显了金牌厨柜在合规流程优化方面的坚定决心。
未来合作的深化与拓展
金牌厨柜与合思的合作不仅限于当前的电子会计档案管理解决方案。未来，双方还将继续深化合作，共同探索更多财务数智化的可能性。通过持续创新和技术升级，为企业提供更加高效、便捷、安全的财务数智化服务，共同推动企业的数字化转型。
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