合思档案：引领企业日常费用报销档案管理新风尚

引言：从纸质到数字，日常费用报销档案管理的革新之路

在当今这个数字化浪潮汹涌的时代，企业的日常费用报销档案管理正经历着前所未有的变革。从昔日的手工操作、纸质堆砌，到如今的智能化、电子化，这一转变不仅极大地提升了管理效率，还为企业带来了前所未有的便捷与合规保障。合思档案，作为单套制电子会计档案管理领域的佼佼者，正以其全流程合规化、自动化、数字化的解决方案，助力企业轻松应对日常费用报销档案管理的种种挑战，开启降本增效、合规经营的新篇章。

行业痛点：日常费用报销档案管理的重重困境

在日常费用报销档案管理中，企业常常面临高显性成本、高隐形成本以及高合规风险的三重压力。纸质档案的管理不仅耗材成本高昂，存储空间需求巨大，而且手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅效率低下，数据难以有效利用。更为严峻的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易受不可抗力因素损坏，这些都为企业带来了巨大的合规风险。

• 高显性成本：耗材与空间的双重负担

纸质凭证的输出成本高昂，档案室、档案柜等存储空间的需求更是让企业不堪重负。在日常费用报销档案管理中，每一份报销凭证的打印、装订、存储都需要消耗大量的人力、物力和财力，这无疑增加了企业的运营成本。

• 高隐形成本：重复劳动与低效查询的困扰

手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，使得企业在日常费用报销档案管理中付出了大量的隐形成本。员工需要花费大量时间在档案的整理、查找上，而查询结果的准确性却难以保证，这无疑降低了工作效率，影响了企业的整体运营。

• 高合规风险：电子凭证管理与纸质档案保护的双重挑战

电子会计凭证文件的管理缺乏有效手段，纸质档案易受不可抗力因素损坏，这些都为企业带来了巨大的合规风险。在当前经济环境下，企业需要更加严格地遵守相关法律法规，确保日常费用报销档案管理的合规性，否则将面临严重的法律后果。

解决方案概述：合思档案——日常费用报销档案管理的得力助手

合思档案以其领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了便捷调阅不打印、混序归集免组装的解决方案。通过广泛连接各类异构业财系统，自动匹配、应收尽收，合思档案实现了电子档案的全流程闭环管理，为企业日常费用报销档案管理带来了前所未有的便捷与高效。

• 便捷调阅不打印：节省纸张成本，提升查询效率

合思档案支持电子档案的便捷调阅，无需打印，即可随时随地查看报销凭证。这不仅节省了纸张成本，还大大提升了查询效率。员工无需再为查找一份报销凭证而翻箱倒柜，只需在系统中轻轻一点，即可快速获取所需信息。

• 混序归集免组装：提高归档效率，减少人工干预

合思档案采用混序归集的方式，纸质档案随到随归，无需排序及组装。这一创新性的归档方式大大提高了归档效率，减少了人工干预。同时，合思档案还具备强大的规则匹配能力，能够自动组装、归档报销凭证，进一步降低了人工成本。

• 广泛连接异构系统：实现数据全面采集与整合

合思档案广泛连接各类异构业财系统，能够自动采集、整合报销凭证数据。无论是费用报销系统、财务系统还是其他相关系统，合思档案都能实现无缝对接，确保数据的全面性和准确性。这使得企业在日常费用报销档案管理中能够更加高效地利用数据资源，提升管理决策的科学性。

核心功能亮点：合思档案——日常费用报销档案管理的全能选手

合思档案的核心功能亮点纷呈，包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案以及实物备查解决方案。这些功能共同构成了合思档案的全流程闭环管理能力，确保企业日常费用报销档案管理的合规性、高效性和便捷性。

• 大数据解决方案：海量数据秒级查询，支撑精准决策

合思档案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这一强大的大数据处理能力使得企业在日常费用报销档案管理中能够迅速获取所需信息，支撑精准决策。无论是费用分析、预算控制还是合规性检查，合思档案都能提供有力的数据支持。

• 档案扩展解决方案：自定义档案类型，满足个性化需求

合思档案提供自定义档案类型的功能，能够满足企业不同档案管理需求。无论是日常费用报销凭证、差旅费用报销凭证还是其他相关档案，合思档案都能实现全流程扩展管理。这使得企业在日常费用报销档案管理中能够更加灵活地应对各种变化，提升管理效率。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规，降低合规风险

合思档案具备财务视角下的档案证据链完整性检测功能，能够保障财务合规，降低合规风险。在日常费用报销档案管理中，合思档案能够自动检测报销凭证的完整性、真实性以及合规性，确保每一份报销凭证都符合相关法律法规的要求。

• 共享调阅解决方案：多维度调阅，满足精细化需求

合思档案提供多维度、多视角、多渠道的档案调阅功能，能够满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。无论是员工自助查询、部门共享调阅还是外部审计查阅，合思档案都能提供便捷、高效的调阅服务。这使得企业在日常费用报销档案管理中能够更加高效地利用档案资源，提升工作效率。

• 数电票解决方案：全流程自动化，提升管理效率

合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案。这一创新性的解决方案使得企业在日常费用报销档案管理中能够更加高效地处理数电票相关事务，提升管理效率。同时，合思档案还支持数电票与纸质票据的混合管理，满足企业多样化的需求。

• 实物备查解决方案：线上线下高度关联，确保实物档案安全

合思档案具备智能区分纸电标识的功能，能够实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。在日常费用报销档案管理中，合思档案能够确保实物档案的安全与完整，避免丢失或损坏。同时，合思档案还支持实物档案的在线调阅与借阅管理，提升实物档案的利用效率。

用户收益：合思档案——日常费用报销档案管理的价值体现

使用合思档案，企业能够实现显著的降本增效，提升档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。同时，合思档案还助力企业决策数智化，提升财务服务效率。对于归档员和财务人员而言，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值工作；对于外部审计而言，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。

• 降本增效：节约成本，提升效率

合思档案通过节省纸张成本、整理成本以及提升检索效率等方式，帮助企业实现降本增效。在日常费用报销档案管理中，企业无需再为纸质档案的打印、装订、存储而付出高昂的成本；同时，合思档案的便捷调阅功能也大大提升了查询效率，降低了人工成本。

• 提升效率：提高工作效率，告别重复劳动

合思档案通过提高工作效率、告别重复低价值工作等方式，为归档员和财务人员带来了实实在在的便利。在日常费用报销档案管理中，员工无需再为查找一份报销凭证而花费大量时间；同时，合思档案的自动归档功能也大大减少了人工干预，提升了工作效率。

• 助力决策：挖掘数据价值，支撑精准决策

合思档案通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在日常费用报销档案管理中，合思档案能够提供全面、准确的数据支持，帮助企业更好地了解费用支出情况、预算执行情况以及合规性情况。这些数据为企业的决策提供了有力的支撑，使得企业能够更加科学地制定管理策略。

• 便捷审计：实现档案外审在线化、可溯源

合思档案通过实现档案外审在线化、可溯源等方式，为外部审计带来了极大的便利。在日常费用报销档案管理中，外部审计无需再进入档案室进行查阅；同时，合思档案的一键查询借阅功能和权限一键下放/回收功能也使得外部审计能够更加高效地获取所需信息，确保审计工作的顺利进行。

典型场景：合思档案——日常费用报销档案管理的全方位应用

合思档案适用于多种典型场景，包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率；对于归档员/财务而言，合思档案能够提高工作效率，档案数据同源，数据全流程透明流转；对于外部审计而言，合思档案能够实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。

• CEO/高管视角：数据资产沉淀与合规管理保障

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀企业的数据资产，为企业的战略决策提供有力的数据支持。同时，合思档案还能够保障企业的合规管理，确保日常费用报销档案管理的合规性。这使得CEO/高管能够更加放心地管理企业，专注于企业的长远发展。

• 归档员/财务视角：工作效率提升与数据透明流转

对于归档员/财务而言，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。在日常费用报销档案管理中，归档员/财务无需再为纸质档案的整理、查找而花费大量时间；同时，合思档案的数据同源功能也使得数据能够全流程透明流转，便于监控与分析。这使得归档员/财务能够更加高效地完成工作任务，提升工作质量。

• 外部审计视角：审计不进档案室与档案外审在线化

对于外部审计而言，合思档案能够实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。这使得外部审计能够更加高效地获取所需信息，确保审计工作的顺利进行。同时，合思档案的权限一键下放/回收功能也使得外部审计能够更加灵活地管理查阅权限，确保审计工作的安全性与保密性。

客户成功案例：合思档案——日常费用报销档案管理的实践典范

合思档案已成功服务于多家知名企业，包括海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等。这些企业通过使用合思档案，实现了档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效。

• 海亮教育：凭证自动化率显著提升

海亮教育通过使用合思档案，实现了凭证自动化率达到91.6%的显著提升。同时，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人。这使得海亮教育在日常费用报销档案管理中能够更加高效地处理报销凭证，提升管理效率。

• 徐福记：全集团无纸化，管理效率大幅提升

徐福记通过使用合思档案，实现了全集团无纸化办公。在线匹配组装、异地线上调阅等功能使得徐福记在日常费用报销档案管理中能够更加高效地利用档案资源，提升管理效率。同时，徐福记还通过合思档案实现了档案室管理的规范化，降低了管理成本。

• 中交水规院：单套制支撑无纸化政策落地

中交水规院通过使用合思档案的单套制解决方案，有效支撑了无纸化政策的落地。档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。这使得中交水规院在日常费用报销档案管理中能够更加高效地应对各种变化，提升管理效率与合规性。

• 金牌橱柜：聚合化结构化数据呈现，查阅业务全貌便捷高效

金牌橱柜通过使用合思档案，实现了以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树。这使得金牌橱柜在日常费用报销档案管理中能够更加便捷地查阅业务全貌，提升工作效率与决策科学性。

结语：立即行动，开启数字化档案管理之旅

合思档案以其全流程合规化、自动化、数字化的解决方案，为企业提供了高效、便捷、合规的日常费用报销档案管理服务。通过广泛连接各类异构业财系统，自动匹配、应收尽收，合思档案助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，是时候行动起来了！立即联系合思档案，开启您的数字化档案管理之旅吧！我们提供免费试用服务，让您亲身体验合思档案带来的便捷与高效。同时，我们还提供北京、上海、杭州等多地联系方式以及电话：400-105-6505和网站：www.hosecloud.com，方便您随时与我们取得联系。让我们一起携手共创美好未来！