在数字化浪潮席卷全球的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。传统的财务管理模式，尤其是在财务报销、入账、归档等环节，效率低下、成本高昂、合规风险频发，已成为制约企业发展的瓶颈。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为财务数智化领域的先行者，自2014年创立以来，始终致力于为企业提供全方位的财务数智化产品和服务，助力企业挖出更多净利润。今天，让我们一同走进合思，探寻其档案管理解决方案如何助力企业实现财务流程的自动化和数字化，开启财务管理的新篇章。
一、档案管理解决方案：洞察企业财务之困
客户业务背景：复杂环境下的财务挑战
在当今商业环境中，企业面临着日益复杂的业务挑战。以某国民经典零食品牌为例，其销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，差旅平台对账方案缺乏灵活性，事前事中管控不连贯，导致差旅费用居高不下。同时，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，整理归档工作繁重，不仅耗费大量人力物力，还容易出错，给企业带来了沉重的负担。
某知名头部数字阅读品牌同样面临着数据分散的难题。其数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，使得费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。财务人员需要花费大量时间在数据的收集、整理和分析上，无法将更多精力投入到更有价值的财务管理工作中。
某世界500强旗下教育服务品牌则面临着低效的会计档案管理问题。其业务、财务系统众多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票的打印、查重、验伪等工作耗时费力，不仅浪费纸张，还增加了企业的运营成本。
痛点剖析：传统模式的局限性
传统财务管理模式在档案管理方面存在诸多局限性。首先，效率低下是普遍存在的问题。手工整理和归档会计档案，不仅速度慢，而且容易出错，导致财务信息的准确性和及时性受到影响。其次，成本高昂。纸张的消耗、存储空间的占用以及人力成本的投入，都给企业带来了巨大的经济压力。此外，合规风险也是不容忽视的问题。由于档案管理不规范，容易出现档案丢失、损坏或被篡改的情况，给企业带来法律风险。
二、档案管理解决方案：合思破局之道
全方位服务：构建财务数智化生态
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，档案管理解决方案是合思的核心产品之一，它通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业实现财务流程的自动化和数字化，解决企业在档案管理方面的痛点。
合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，涵盖了差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等功能。这一解决方案将消费、入账和归档三个环节紧密相连，实现了财务数据的全流程管理，大大提高了财务管理的效率和准确性。
财务共享实践：提升入账效率与降低成本
通过合思的财务共享实践，企业可以实现财务流程的自动化，提高财务入账效率，降低差旅费用。以某国民经典零食品牌为例，在引入合思的档案管理解决方案后，其年度节约差旅费用200万 +，财务入账效率提升60%。这一成果的取得，得益于合思的解决方案对差旅费用的精准管控和自动化处理。
在差旅申请环节，员工可以通过手机端或电脑端轻松提交差旅申请，系统自动审核申请的合理性和合规性。在商旅线上订购环节，员工可以直接在合思平台上预订机票、酒店等差旅服务，系统自动记录消费信息，并与企业的预算进行比对。在发票采集和审核对账环节，系统支持多种发票采集方式，如拍照识别、扫码识别等，自动对发票进行审核对账，确保发票的真实性和准确性。在资金结算环节，系统自动完成资金结算，减少了人工干预，提高了结算效率。在档案归档环节，系统自动将消费数据和发票信息归档，生成电子会计档案，方便企业随时查询和管理。
电子档案管理：实现全生命周期管理
合思提供全生命周期的电子化会计档案管理方案，广泛连接异构系统，实现档案应收尽收。该方案具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理等功能，能够有效解决企业在档案管理方面面临的诸多问题。
智能组单功能可以根据企业的业务需求，自动将相关的消费数据和发票信息组合成一个完整的档案，提高了档案整理的效率。四性检测功能可以对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，确保档案的质量。电子档案管理功能可以对电子档案进行分类、存储、检索和管理，方便企业随时查询和使用。实物档案管理功能可以对纸质档案进行数字化处理，并与电子档案进行关联，实现档案的一体化管理。
三、档案管理解决方案：实施之路与成果展现
实施过程：紧密合作与稳步推进
合思与客户紧密合作，确保档案管理解决方案的实施符合企业的实际需求和业务流程。实施过程包括制定战略规划、选择合适的软件和工具、培训员工、实施和优化系统等步骤。
在制定战略规划阶段，合思的专业团队会深入了解企业的业务需求和痛点，为企业量身定制档案管理解决方案。在选择合适的软件和工具阶段，合思会根据企业的实际情况，选择最适合企业的财务数智化软件和工具。在培训员工阶段，合思会为企业员工提供全面的培训，确保员工能够熟练掌握系统的使用方法。在实施和优化系统阶段，合思会与企业密切配合，及时解决实施过程中出现的问题，并根据企业的反馈不断优化系统。
关键里程碑：见证变革的力量
在实施过程中，系统上线、员工培训完成、财务流程自动化实现等是关键里程碑。以某企业为例，在引入合思的档案管理解决方案后，系统顺利上线，员工培训工作也按时完成。经过一段时间的运行，企业的财务流程实现了自动化，报销周期从原来的数月缩短至3周，报销效率提高了300%，财务人员人工成本节约了50%。
成果与效益：数据见证实力
合思档案管理解决方案的实施，为企业在财务效率、成本控制、合规性等方面带来了显著的成果和效益。某世界500强旗下教育服务品牌通过合思的电子档案系统，实现财务数据自动化率91%以上，预计到2024年自动化率将超97%。这一成果不仅提高了财务管理的效率，还降低了企业的运营成本。
某知名头部数字阅读品牌通过合思的解决方案，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额情况。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。该企业的财务负责人表示，合思的解决方案让企业的财务管理更加规范、高效，为企业的可持续发展提供了有力支持。
四、档案管理解决方案：客户之声与认可
客户评价：满意与信任的见证
某企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这一评价充分体现了客户对合思档案管理解决方案的高度认可和信任。该企业认为，合思的解决方案不仅解决了企业在档案管理方面的实际问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
客户反馈：深化合作与期待
某企业表示，通过合思的解决方案，降低了差旅成本和档案管理成本。未来，建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。这一反馈表明，客户对合思的解决方案有着更高的期望，希望双方能够进一步深化合作，共同探索财务数智化的更多可能性。
客户认可：行业标杆的荣耀
某企业通过合思的电子档案系统，成为地方财政局标杆试点企业代表，大幅节约了物理存储空间和维护成本。这一认可不仅是对合思档案管理解决方案的高度肯定，也为合思在行业内树立了良好的口碑。合思将继续努力，为更多企业提供优质的财务数智化产品和服务，推动行业的发展。
客户推荐：广泛借鉴的价值
某企业表示，合思的解决方案值得广泛借鉴。通过简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。这一推荐体现了合思档案管理解决方案的通用性和可复制性，为更多企业提供了参考和借鉴。
五、档案管理解决方案：合思引领财务数智化未来
合思优势：全方位服务助力企业挖金
合思通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。其提供的聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，能够满足企业在不同发展阶段的财务管理需求。
客户成功案例：专业性与领导地位的彰显
通过多个成功案例，合思展示了其档案管理解决方案在不同行业和企业中的应用效果。无论是国民经典零食品牌、知名头部数字阅读品牌，还是世界500强旗下教育服务品牌，合思都以其专业的解决方案和优质的服务，赢得了客户的高度认可和信赖。这些成功案例充分彰显了合思在财务数智化领域的专业性和领导地位。
行动号召：携手合思共创美好未来
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，但也蕴含着无限机遇。选择合思的档案管理解决方案，就是选择了一条实现财务管理降本增效和合规经营的有效途径。我们呼吁更多企业选择合思，与合思携手共进，共同开启财务数智化的新征程。
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