在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理正面临着重重难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下，大量的空间被占用，而且数据难以进行有效的分析与利用；财务人员每日耗费大量时间手动整理和核对档案数据，工作热情逐渐消磨；业务人员则深陷繁琐的报销流程，纸质票据的留存与上交占据了他们不少的时间。
与此同时，企业还背负着高显性成本、高隐形成本以及高合规风险。纸质凭证输出的耗材成本如同一个无底洞，存储空间的需求也在不断膨胀；手工装册归档的工作量巨大，查询调阅数据的效率却十分低下；电子会计凭证管理手段的缺失，让纸质档案易损坏的问题成为了合规隐患。
不过，国家政策的春风为企业带来了新的希望。政策明确肯定了电子会计档案和纸质会计档案具有同等法律效力，积极推动电子凭证全流程标准化无纸化处理。企业在数字化建设的道路上，虽然已经解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的困扰。电子会计档案已然成为企业数字化建设的必然选择，而合思档案正是企业实现这一转型的得力助手。
合思档案产品全景探秘
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的一颗璀璨明珠，它是领先的单套制电子会计档案管理平台。北京合思信息技术有限公司创立于2014年，多年来一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。
合思档案基于广泛连接的生态，构建了一个全方位的财务数智化服务体系。它涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，为客户提供一站式的解决方案。
合思公司在行业内的实力不容小觑。作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据着市场占有率第一的宝座，服务着6000 + 的企业客户。同时，它还荣获了福布斯中国科技50强等众多荣誉。
合思在技术研发和服务网络建设上也下足了功夫。分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。在费用报销审计方面，合思档案凭借其背后强大的公司实力，为企业提供了可靠的保障。
合思档案核心功能剖析
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，每一个方案都像是一把精准的钥匙，能够打开企业档案管理的难题之门。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，让企业在费用报销审计中能够快速准确地获取所需信息。档案扩展解决方案拥有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统等多系统，实现了数据的互联互通。业务系统中的共享调阅解决方案可穿透业务链上下游，证据链完整性解决方案智能检测财务档案证据链完整性，为费用报销审计提供了坚实的保障。数电票解决方案实现了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端处理。实物备查解决方案让实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。
合思档案的多源采集功能也十分强大。接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，还支持自定义数据采集方案。手动采集可自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，大大提高了费用报销审计的效率。
档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
合思档案优势对比凸显
在成本方面，合思档案是企业的省钱利器。它能够为企业节约大量成本，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，还能减少存储空间成本和打印成本。某集团使用后，纸张打印成本减少100万张纸/年，空间成本从每年143,773元（每年递增）降至22,835元/年。在费用报销审计过程中，成本的降低意味着企业能够将更多的资源投入到其他重要的业务中。
效率方面，合思档案可提升检索效率90%，实现100%自动归档，减少人工介入，提高工作效率。某企业使用后，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%，整理匹配效率提升80%。在费用报销审计中，快速准确地获取信息能够大大缩短审计周期，提高审计质量。
合规方面，合思档案符合国家政策要求，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，实现管理合规性100%，还能帮助企业满足电子凭证会计数据标准化试点等要求。在严格的监管环境下，合思档案能够确保企业的费用报销审计工作符合相关法规和政策要求。
数据处理能力方面，传统数据管理方式难以满足海量电子数据的存储与应用，而合思档案大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，实现海量数据秒级查询。在费用报销审计中，强大的数据处理能力能够让审计人员快速准确地分析和处理大量的数据。
合思档案应用案例实证
某企业年单据量2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在引入合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，企业成本降低。例如，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，大大提高了费用报销审计的效率。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。在费用报销审计中，这些改进能够让审计工作更加顺利地进行。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。使用合思档案后，统一储存档案数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，装订匹配耗时从66天/年降至10天/年，利用耗时从30天/年降至6天/年，打印成本从180000元/年降至30000元/年，空间成本从143,773元/年（每年递增）降至22,835元/年，预估节省总体成本30W + /年。这对于费用报销审计来说，意味着可以更加高效地获取准确的档案信息。
某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用档案方面存在诸多问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在费用报销审计中，这种管理结构能够让审计人员更加全面地了解企业的费用报销情况。
合思档案展望与邀约
合思档案就像是企业档案管理的一座灯塔，能够帮助企业解决档案管理的内外交困问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业效益最大化。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其领先的技术和全面的服务，将为更多企业提供优质的档案管理解决方案。
合思档案拥有强大的研发和服务团队，未来将持续迭代升级产品，不断满足企业日益变化的档案管理需求，助力企业在数字化浪潮中取得更大的发展。众多知名企业的成功应用案例已经证明了合思档案的可靠性和实用性。
