在电子凭证改革的浪潮中，档案管理流程正经历着前所未有的变革。2024年，随着铁路、民航领域全面推广数字化电子发票，电子凭证改革步入快车道，全流程无纸化已成为企业财务数智化的必由之路。在这一背景下，如何优化档案管理流程，实现财务档案的高效、合规管理，成为企业亟待解决的问题。合思档案，作为全面打通电子凭证会计处理全流程的平台，正以智能化的力量，重塑档案管理流程，助力企业降本增效、合规运营。
档案管理流程之困：成本高企效率低下
在传统报销模式下，档案管理流程如同一条蜿蜒曲折的小径，充满了挑战与不便。纸质档案的存储需要大量的物理空间，不仅成本高昂，而且管理起来费时费力。以好想你健康食品股份有限公司为例，每年在确认单据、发票、回单和凭证的一致性上，都要耗费大量的人力与时间，档案遗失的情况更是难以避免。这不仅增加了企业的运营成本，也降低了工作效率，更在无形中埋下了合规风险的隐患。
而效率低下，则是档案管理流程中的另一大痛点。纸质档案的查找如同大海捞针，耗时耗力，无法实现实时调阅。在紧急情况下，这种低效的档案管理流程更是成为企业运营的绊脚石。云海肴在口罩事件期间，就深刻体会到了这一点。传统档案管理流程的低效，严重制约了企业的业财融合效率，影响了企业的整体运营。
此外，合规难也是档案管理流程中不容忽视的问题。纸质档案管理无法保证电子原文件的长期保存，难以满足日益严格的合规要求。高新兴科技集团就曾面临这样的困境，传统档案管理流程无法满足其对会计档案无纸化管理的需求，导致档案管理效率低下，利用不便。
档案管理流程革新：合思档案的全链路解决方案
面对档案管理流程中的种种困境，合思档案以智能采集、自动组装、精准权限管控为核心，提供了一套全链路的解决方案。通过智能采集，合思档案能够自主采集大文件，自动切割数电票，实现自动化解析，大大提高了档案管理的效率。中文天地出版传媒集团通过对接标准工具包，就实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储，保证了档案原生存储的安全合规。
自动组装功能，则是合思档案的又一亮点。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，让档案管理流程更加清晰、高效。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，就实现了业务证据链的完整，提高了档案管理的准确性和效率。
精准权限管控，则是合思档案保障档案数据安全的重要手段。档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，确保了档案数据的安全与合规。海亮教育科技服务集团通过广泛连接业务、财务异构系统，就实现了档案应收尽收，自动组装便捷借阅，大大提高了档案管理的灵活性和安全性。
档案管理流程优化：多维检索与高效利用
合思档案不仅提供了全链路的解决方案，还通过多维检索与在线借阅等功能，进一步优化了档案管理流程。支持一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，打破了系统壁垒，提升了档案利用效率。帆书通过全量财务档案数字化存储，就实现了业财一体化与无纸化目标，提升了数字化建设水平。
在多维检索的助力下，企业可以更加便捷地找到所需的档案信息，无需再为繁琐的查找过程而烦恼。同时，在线借阅功能也让档案的共享与利用变得更加高效。企业员工可以随时随地借阅所需的档案资料，无需再为借阅流程而奔波。
档案管理流程成效：降本增效与合规运营
合思档案的应用，为企业带来了显著的成效。在减少人工耗时方面，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时。这不仅提高了工作效率，也降低了企业的运营成本。
在降低综合成本方面，COMMUNE幻师通过无纸化管理平台，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元，报销效率提升了300%。这一数据充分证明了合思档案在降低企业运营成本方面的巨大潜力。
在提升审计效率方面，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，实现了内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。这不仅提高了企业的合规性，也增强了企业的信誉度。
在合规运营方面，西湖城投通过统一服务平台和信息共享平台，实现了工程文件和财务文件的全过程系统化、电子化管理，满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理要求。这为企业提供了更加坚实的合规保障。
档案管理流程实践：多行业成功案例见证
合思档案的优异表现，在多个行业中都得到了充分的验证。在制造业中，中文天地出版传媒集团通过合思档案，实现了财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万元。这一数据充分证明了合思档案在制造业中的广泛应用价值。
在餐饮业中，云海肴通过合思档案，实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%。这为餐饮业企业提供了更加高效的档案管理解决方案。
在家居业中，金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，实现了档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性100%。这为家居业企业提供了更加精准的档案管理服务。
在教育业中，海亮教育科技服务集团通过合思档案，实现了档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这为教育业企业提供了更加智能的档案管理方案。
档案管理流程未来：合思档案引领新风尚
合思档案以全链路智能流转能力，正引领着档案管理流程的新风尚。它不仅解决了企业在档案管理流程中的种种困境，还为企业带来了显著的成效与价值。在当前经济环境下，企业更加需要这样的智能化工具来提升自身的竞争力与运营效率。
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