在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效、合规地管理海量的财务档案，成为了众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，看看合思档案的数字档案管理系统是如何助力企业解决财务档案管理难题的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其业务遍布全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 +。如此庞大的企业规模，伴随着海量的财务档案数据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。传统的档案管理方式使得装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年，管理成本居高不下。
困境重重：金牌橱柜财务档案管理现状
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整理环节：数据孤岛难破
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统之中。不同系统的数据格式、标准各不相同，导致档案数据难以有效利用。会计人员需要逐一打印各个系统中的档案资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存储。这一过程不仅耗费大量的人力、物力，而且效率低下，容易出现错误。 -
保管环节：流程繁琐复杂
财务档案在财务部门临时保管1年后，需要移交至综合档案管理部门。这一过程涉及多个环节和部门，需要严格的手续和流程，增加了档案管理的复杂性和风险。 -
存储环节：空间成本高昂
金牌橱柜采用独立档案室来存放纸质档案，随着业务的不断发展，档案数量急剧增加，对存储空间的需求也越来越大。档案室的建设、维护和管理需要投入大量的资金，空间成本成为了企业的一大负担。 -
管理利用环节：效率低下难查
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查档案，不仅耗时费力，而且容易出现遗漏和错误。在查找特定档案时，更是需要花费大量的时间和精力，严重影响了工作效率。
破局之道：合思数字档案管理系统解决方案
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统一存储：打破数据壁垒
合思的数字档案管理系统为金牌橱柜提供了统一的存储平台，打破了数据孤岛。该系统整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。所有的档案数据都集中存储在系统中，方便了数据的管理和利用。 -
业务证据链完整：业财一体穿透
系统搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过该系统，金牌橱柜可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，从业务发生到财务记账，再到档案存储，形成了完整的业务证据链。这不仅提高了财务数据的准确性和可靠性，也为企业的决策提供了有力的支持。 -
数据共享：一站式查阅体验
合思数字档案管理系统以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以通过系统快速定位和查阅所需的档案资料，无需在各个系统和档案室之间来回奔波。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效先锋
海量的银行回单一直是企业档案管理的难题之一。合思数字档案管理系统实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质档案的存储和管理成本，还提高了回单处理的效率，助力企业降本增效。
步步为营：解决方案实施流程
合思凭借其电子会计档案管理平台的优势，按照档案采集、制档、管理、利用的全生命周期流程，为金牌橱柜进行系统搭建和配置。
首先，通过开放式接口互联，系统自主采集档案数据。无论是来自业务系统的单据，还是财务系统的凭证，都能快速、准确地采集到数字档案管理系统中。
接着，进行智能关联、自动组装制档。系统根据预设的规则，将采集到的档案数据进行智能关联，自动组装成完整的档案文件。这一过程大大提高了制档的效率和准确性。
然后，设置精准权限管控和灵活的档案目录。合思为金牌橱柜设置了不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案数据。同时，灵活的档案目录结构方便了档案的分类和管理。
最后，实现多维检索、一站式预览等便捷利用方式。用户可以通过关键词、时间、业务类型等多种维度检索档案资料，并且可以在系统中一站式预览档案内容，无需下载和打印。
成效显著：数字档案管理成果凸显
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时间成本大幅降低
合思数字档案管理系统的应用，使得金牌橱柜的档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。会计人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和质量。 -
经济成本显著节省
通过实现银行回单无纸化和减少纸质档案的存储和管理成本，金牌橱柜预估节省总体成本30万 +/年。这对于企业来说，是一笔可观的经济收益。 -
档案合规性全面提升
系统严格遵循国家相关法律法规和企业内部的档案管理规定，确保了档案的合规性达到100%。这为企业的稳定发展提供了有力的保障。
客户赞誉：数字档案管理的认可
金牌橱柜相关负责人表示，合思档案的数字档案管理系统极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，确保了档案的合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。该系统的应用，让金牌橱柜在财务档案管理方面走在了行业的前列。
合思创立于2014年，是一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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