在当今竞争激烈的商业环境中，企业的发展犹如逆水行舟，不进则退。而财务数字化，正是企业在这场竞争中破浪前行的关键动力。它不仅是企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的重要手段，更是提升管理效率、降低成本的核心举措。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的技术和丰富的经验，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，为众多企业解决了财务难题。其财务数字化解决方案，就像一把精准的手术刀，能够精准地剖析企业财务的痛点，并提供有效的解决之道。今天，我们就以汉威科技集团为例，深入了解合思财务数字化解决方案在费用归档管理方面的卓越表现。
汉威科技：财务数字化难题待解
汉威科技集团，一家值得信赖的创新型科技公司，是国内知名的气体传感器及仪表制造商、物联网解决方案提供商，同时也是创业板首批上市公司。2022年，汉威科技集团及全资子公司炜盛科技更是入选国家级专精特新“小巨人”企业。然而，作为集团性公司，汉威科技集团在财务数字化方面面临着诸多挑战，费用归档管理也受到了严重影响。
集团存在成本增效的迫切需求。一方面，需要降低财务人力成本，提升财务作业效率，统一财务数据，提高内部管理和协作效率；另一方面，要加强对公业务管控，严格执行预算，严控合同的付款进度，有效管理权限规范。同时，保证财务合规高效也是关键，要杜绝假票、错票、重票，提升财务数据的真实性、准确性及及时性。此外，优化审批流程，缩短对公业务审批流转周期也势在必行。
在费用归档管理相关的预算管理方面，汉威科技集团存在支出散落多系统，预算统计难收口的问题。预算与业务未有效链接，往往是先付款入账后占用预算，事后管控存在超标情况，这无疑增加了公司的经营成本。集团在多个系统均有支出数据，但缺乏统一收口，难以实时更新预算执行进度，使得费用归档管理缺乏准确的数据支撑。
对公付款与合同管理脱节也是一大痛点。按制度要求，对于项目类、成本类、基建类等对公业务，有合同的业务必须基于合同进行付款，且付款应该关联预算。但实际上，合同仅在OA系统中管理，对公付款无法关联合同，难以实时监控合同的付款和回票进度，这给费用归档管理带来了极大的不便。
合思方案：精准攻克财务难关
针对汉威科技集团面临的这些财务难题，合思为其量身定制了一套针对性的解决方案，在费用归档管理方面发挥了重要作用。
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预算管控：跨系统联动，前置预算检验
合思整合第三方管控逻辑，实现跨系统预算管理。通过单据信息的转换，按法人实体、成本中心、费用科目等维度，在第三方系统内进行预算校验。检验完成后返回校验结果，如果未超标则默认继续审批，超预算则提交实时预警。这种方式将预算检验前置到提交环节，有效落地预算管控，实现预算管控前置，防止费用管控失控。在费用归档管理中，准确的预算管控能够为费用的分类和归档提供清晰的框架，确保费用的记录和管理符合预算要求。 -
对公付款：合同台账搭建，实时监控进度
合思建立了合同管理台账，通过API写入OA系统合同信息，实时统计付款和回票进度。合同台账具有“跨法人报销”、历史合同和新合同多版本并存便于追溯、多维度条件筛选、智能关联合同信息等功能，满足了业务的多样化需求。在费用归档管理中，合同台账能够为对公付款的费用提供详细的合同依据，便于费用的准确分类和归档，同时也能实时监控合同相关费用的支付和回票情况，确保费用的合规性和完整性。 -
发票智能校验：高效识别，确保合规
合思费控支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣，以及多种发票使用规范等功能，大大提高了发票识别效率。在费用归档管理中，准确的发票识别和校验能够确保费用的真实性和合规性，避免假票、错票、重票进入费用归档流程，保证费用归档数据的准确性。 -
自动生成凭证：对接系统，智能高效
通过标准EAI插件对接ERP系统，合思能够自动生成财务凭证，无需人工操作。这一功能在费用归档管理中极大地提升了财务工作效率，减少了人工错误的可能性。自动生成的凭证能够准确反映费用的发生情况，为费用的归档提供了准确的财务记录，使得费用归档管理更加高效和规范。
显著成效：财务焕新，管理升级
合思的解决方案为汉威科技集团带来了显著的成效，在费用归档管理方面也取得了重大突破。
财务核算效率提升了60%，多端系统统一收口，从原来的多个系统整合为合思一个系统，财务付款效率提升了90%。这意味着在费用归档管理中，数据的收集和整理更加高效，减少了因系统分散而导致的时间和人力浪费，提高了费用归档的及时性和准确性。
对企业业务管控有了极致提升。汉威科技集团的对公业务包含多种业务场景，公司规定有合同存在的业务付款必须以合同为基础进行付款，以便实时监控合同的付款和回票进度，同时付款关联预算、防止超额。在费用归档管理中，这种严格的业务管控确保了费用的发生符合公司的规定和预算要求，使得费用归档更加规范和有序。
预算检验前置到提交环节，有效落地预算管控。通过对接ERP系统预算管控模块，将单据信息传至ERP系统中进行预算校验，检验完成后返回检验结果。如果未超标则返回默认标识继续向下审批，预算超标则不允许提交，审批时智能预警提示。这一措施在费用归档管理中能够提前筛选出不符合预算的费用，避免费用的不合理支出，确保费用归档的合理性和有效性。
合思费控上线后，实现了批量、自动生成凭证，提升了财务工作效率。同时，规范了企业流程，个人业务和对公业务统一报路径，增强了业务人员的使用体验。在费用归档管理中，统一的报销路径和规范的流程使得费用的分类和归档更加清晰，减少了人为因素的干扰，提高了费用归档的质量。规范报销业务，对公付款关联合同信息、占用各项预算，减少了费控失控情况，使得费用归档管理更加科学和严谨。
合思优势：未来可期，携手同行
合思的财务数字化解决方案凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业解决各种财务难题，尤其在费用归档管理方面具有独特的优势。
其广泛连接的生态能够整合多个系统的数据，为费用归档管理提供全面、准确的数据支持。双轮驱动的模式创新则不断推动解决方案的优化和升级，以适应企业不断变化的需求。无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，简化了费用管理的流程，提高了费用归档的效率和准确性。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品，为更多企业提供更优质、更高效的财务数字化解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多像汉威科技集团这样的企业已经通过合思的解决方案获得了显著的成效，相信合思也能为您的企业带来新的突破和发展。赶快选择合思，开启免费试用，体验合思财务数字化解决方案在费用归档管理方面的卓越功能，让您的企业财务管理踏上新的台阶。
