在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代背景下，企业不同层级人员都面临着各自的困境。企业高管承受着纸质档案管理成本居高不下、储存空间占用大的压力，同时档案数据难以有效分析利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所困扰，手动匹配核对的过程枯燥且低效。业务人员在报销环节也面临着纸质票据流程繁琐的问题，这大大降低了工作效率。
此外，企业在推行数字化的过程中，虽然解决了线上业务处理的问题，但在归档和储存环节，仍然未能摆脱纸质文件储存和数据存储线下载体的束缚，这严重影响了企业全面数字化的进程。传统的纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据难以有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、纸质档案易损坏等。
面对这些挑战，合思档案应运而生，它如同黑暗中的明灯，为企业财务档案管理提供了有效的解决方案，其出现的必要性和重要性不言而喻。
合思档案解决方案概览
合思档案致力于成为企业电子化会计档案管理的领航者，它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全方位满足企业在不同场景下的档案管理需求。通过广泛连接业财系统，合思档案能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。
单套制解决方案具有显著优势。它实现了便捷调阅不打印，档案无需打印纸质版即可轻松查阅，大大节省了纸张成本和打印时间。混序归集免组装，线上一套电子数据即可完成管理，财务档案证据链完整，纸质原文件可以混序归档，这不仅提高了归档效率，还保证了会计档案的不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性。它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足企业多样化的档案管理需求。
证据链完整性解决方案则为企业的财务合规保驾护航。通过可视化的规则引擎，它提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，能够依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，确保企业财务活动的合规性。
合思档案核心功能与优势
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多源采集功能：数据集成的高效引擎
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求而设计。它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成，预制系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，企业可以根据自身需求灵活调整采集方式。此外，还支持手动采集和自主补录零散会计资料，确保企业不会遗漏任何重要的档案信息。 -
智能制档功能：提升效率的利器
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据，大大减少了人工匹配的工作量，据统计可减少90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射，凭证数据业务化、业务数据财务化，这使得财务人员在查询和分析数据时更加便捷直接，提高了工作效率。 -
专用格式版式文件：降低成本与增强扩展性
合思档案的专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚，实现数据与可读文件的实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本，还支持企业自定义专用、个性化版式文件，使档案的可扩展性更强，满足企业多样化的档案存储需求。 -
“四性检测+业务检测”双模式检测方案：保障数据质量
“四性检测+业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。“四性检测”保障了归档数据的真实、完整、安全、可用，而业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保业务数据的完整性，为企业的财务档案管理提供了可靠的质量保障。
合思档案应用场景与案例
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海量单据企业：实现业财一体与降本增效
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，将分散在各个系统中的档案数据整合在一起。自动匹配组装档案功能，使得档案整理更加高效。档案管理电子化实现了业财一体、管理自动化、流程精简，显著提升了企业的管理效率，降低了成本，各项数据指标显示管理成效显著。 -
集团型企业：标准化落地与合规保障
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案为企业带来了标准化的解决方案。它实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，同时低碳环保。该方案提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，为集团型企业的档案管理提供了有力支持。 -
档案管理低效企业：统一储存与数据共享
某企业档案管理存在低效现状和痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成功能将分散的档案数据集中统一储存，业务检测保障了业务证据链的完整，跨系统调阅方案实现了数据共享和全生命周期管理，大大节省了企业的成本，提高了档案管理效率。 -
民办教育集团：简化流程与提高效率
某民办教育集团面临采集、存储、整理、利用等方面的档案管理低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，为教育行业的档案管理提供了创新解决方案。
在当前经济环境下，企业面临着降本增效的迫切需求，而电子化会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和丰富的应用案例，能够为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思始终秉持以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和小程序，方便企业联系咨询。
