合思智能档案管理：引领电子凭证数字化转型新风尚

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理变革的关键驱动力。自2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面落地。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），宣告电子凭证全流程无纸化时代正式来临。电子凭证无纸化不仅能优化业务流程，还能降低单位运行成本和社会资源消耗，具有显著的经济和社会效益。

然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，犹如一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。

在此背景下，中国财政科学研究院数字财务研究所、北大信研院财会智能化应用联合实验室、未来财务人研究院与北京合思信息技术有限公司联合发起研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》，积极推动数字化、绿色化、低碳化协同发展，为会计数字化转型指明了绿色新方向。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，在电子凭证数字化转型领域发挥着重要作用。

智能财务平台：合思服务全景

合思打造的智能财务收支管理系统，专为中小企业量身定制。其核心目标是简化报销流程，提高财务管理效率，为企业财务管理带来全新的体验。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务。这些服务涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，满足了企业在财务管理方面的多样化需求。

合思始终秉持以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市建立了直营服务网络。通过与500 + 合作伙伴的紧密合作，合思的服务覆盖了国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助其智能档案管理等功能，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业资源得到更有效的利用。

核心功能探秘：合思管理精髓

• 差旅申请便捷化
  合思的差旅申请功能为企业员工提供了极大的便利。员工只需在线提交差旅申请，系统就能自动生成电子票据和报销单据。这一功能不仅节省了员工的时间和精力，还提高了报销流程的准确性和效率。智能档案管理在其中发挥了重要作用，自动生成的电子票据和报销单据可直接纳入档案管理系统，方便后续查询和统计。

• 商旅消费一体化
  合思的商旅线上订购功能支持机票、酒店等预订服务，员工可以轻松进行商务旅行安排。同时，易商卡线下消费可用于日常开支，如办公用品购买等，实现了无纸化报销。这种线上线下相结合的消费模式，不仅方便了员工，还提高了企业的财务管理效率。智能档案管理系统能够对这些消费数据进行实时记录和管理，确保每一笔消费都有迹可循。

• 发票处理智能化
  发票采集是财务管理中的重要环节。合思的发票采集功能能够自动识别并录入各类发票信息，减少了人工输入错误。审核对账系统则对接银行账户，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查。智能档案管理系统会将这些发票信息和资金流水数据进行整合，形成完整的财务档案，方便企业进行财务分析和决策。

• 记账预算精准化
  合思的自动记账功能根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，大大减轻了财务人员的工作量。同时，总额受控功能可设定预算上限，防止超支情况发生。智能档案管理系统会对记账和预算数据进行实时监控和分析，为企业提供准确的财务信息，帮助企业实现精细化财务管理。

优势对比凸显：合思脱颖而出

• 传统管理之殇
  在传统财务管理模式下，电子凭证存在诸多问题。逆数字化现象，即将电子凭证打印成纸质文件入账，不仅浪费了大量的纸张和资源，还增加了管理成本；伪数字化，即将电子凭证转换成图片文件入账，导致数据的准确性和完整性难以保证；非数字化，即电子凭证需手工查验合法真实，效率低下且容易出错。而合思的财务收支管理平台基于电子凭证会计数据标准，实现了电子凭证全流程标准化、无纸化管理，智能档案管理系统确保了电子凭证的安全存储和高效利用。

• 报销流程革新
  大部分企业在传统发票报销流程和财务运作模式中存在手工录入发票数据、同时提交电子与纸质打印件等滞后问题。合思的无需报销解决方案让员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期大大缩短，提高了业财协同效率。智能档案管理系统能够对报销数据进行实时跟踪和管理，确保报销流程的透明化和规范化。

• 生态连接优势
  与其他系统数据不互通、管理过程复杂的情况不同，合思的平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，合思均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程。智能档案管理系统能够与这些生态系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交换。

• 档案管理升级
  传统会计档案管理存在数据分散、实物存档占用空间大、查阅效率低等问题。合思的电子会计档案管理方案能广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收。智能档案管理系统采用先进的技术手段，对会计档案进行分类、存储和检索，大大提高了档案管理的效率和准确性。

应用案例见证：合思成效显著

• 零食品牌的降本增效之路
  某国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂。其原有的差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案管理成本高。应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案后，该品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联。智能档案管理系统帮助该品牌实现了会计档案的数字化存储和管理，提高了档案查阅和利用的效率。

• 建设企业的协同发展之道
  某企业主营业务建设覆盖面广，日均处理订单多，内部多系统并行数据不互通，过度依赖自研系统存在“硬伤”。与合思合作后，“无需报销”模式提高了业财协同效率，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。智能档案管理系统实现了该企业各系统数据的整合和共享，为企业的财务管理提供了有力支持。

• 阅读品牌的数字化转型之旅
  某知名头部数字阅读品牌，数据分散内部多系统，业务流程断裂，每月处理单据量多且需全量打印粘贴，全业务数据打印成本高，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。引入合思产品后，该品牌实现了增效、降本、合规、先进等多方面成效，如提升档案整理效率、减少差旅超标情况、保障企业费用合规等。智能档案管理系统帮助该品牌建立了完整的电子会计档案体系，提高了企业的财务管理水平。

• 教育品牌的档案管理革新
  某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，实物存档占用物理空间大，纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散，档案查阅不便。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，财务数据自动化率达91%以上，通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。智能档案管理系统为该品牌提供了高效、安全的档案管理解决方案，实现了档案管理的数字化和智能化。

合思在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。其财务收支管理平台和相关解决方案，帮助企业解决了电子凭证数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，有力推动了企业财务数字化转型。

随着电子凭证会计数据标准试点的推进和数电票的全面应用，合思将继续发挥其技术和服务优势，助力更多企业实现电子凭证全流程数字化闭环，迈向高级无需报销级别。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。同时，合思秉承绿色环保的理念，致力于降低运营过程中的碳足迹排放量，将环境保护和社会责任融入公司的发展规划之中，努力构建一个更加美好的未来。

如果您想体验合思智能档案管理带来的高效财务管理，不妨点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章。