在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化成为众多企业提升管理效率、降低成本的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型中也积极探索前行。成立于1995年的动力源，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成功助力动力源解决了财务数字化难题，尤其在发票归档管理方面取得了显著成效。
动力源业务困局：财务数字化转型遇阻
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路。然而，自建多个系统后，却陷入了一系列困境。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作让员工和财务人员苦不堪言，操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，浪费大量时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，发票验真、查重等工作也都靠手工进行，这就极易出现假票、错票、重票的情况，给企业带来潜在的财务风险。
其次，系统割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，从而影响决策的及时性和准确性。
再者，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务管理的难度。在这样的情况下，动力源的发票归档管理也变得异常混乱，效率低下。
合思解决方案：构建财务数字化新生态
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅打破了系统之间的壁垒，还为发票归档管理提供了准确、及时的数据支持。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，消费过程受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成发票归档管理。这一系列自动化操作，大大提高了工作效率，减少了人为错误。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这打破了数据流转壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，也为发票归档管理的规范化提供了有力保障。
方案实施路径：步步为营打造高效财务体系
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，整个实施过程经历了多个阶段。
项目准备阶段，双方进行了深入的沟通和调研，了解动力源的业务需求和痛点，为后续的方案设计奠定基础。
蓝图设计阶段，合思根据动力源的实际情况，制定了详细的解决方案蓝图，明确了系统集成、无需报销模式等各项功能的具体实现方式，同时也规划了发票归档管理的流程和标准。
系统实现上线准备阶段，按照既定方案将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保系统之间能够无缝对接。同时，对系统进行了全面的测试和优化，为上线做好充分准备。
功能测试阶段，对系统的各项功能进行了严格的测试，包括报销流程、数据统计、发票归档管理等功能，确保系统的稳定性和准确性。
内部运维阶段，合思为动力源提供了持续的技术支持和培训，帮助动力源员工熟悉系统操作，确保系统的正常运行。在无需报销模式推行过程中，引导员工使用新的消费和报销流程，培训员工熟悉系统操作，提高员工对发票归档管理新流程的接受度和操作熟练度。
成果效益凸显：财务效率与合规性双提升
通过合思解决方案的实施，动力源在财务数字化方面取得了显著的成果和效益。
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，还加快了资金的周转速度。在发票归档管理方面，数据的及时准确归集和处理，使得发票归档更加高效、有序。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松便捷。同时，规范的报销流程也为发票归档管理提供了清晰的脉络，减少了归档错误和遗漏的情况。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。在发票归档管理上，智能制单和自动绑定发票明细等功能，确保了发票归档的准确性和完整性。
动力源高度评价：携手合思共创美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在发票归档管理方面，合思的解决方案让动力源看到了新的希望和可能，为企业的财务管理提供了有力的支持。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一家拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案的科技公司，已助力众多专精特新企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。尤其在发票归档管理方面，合思的解决方案能够帮助企业提高效率、降低成本、提升合规性。
如果您的企业也想开启财务数字化转型之路，提升发票归档管理水平，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思的解决方案，体验其为企业带来的价值与优势，共同让有限更有效。
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