在数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。国家明确规划，到2025年将完成数电票的全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直接面临新的挑战，信息化建设成为企业亟待弥补的短板。
数电票有其独特的存档要求，它必须经过验签、解析后，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，才能适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的当下，企业各层级人员都面临着诸多档案管理难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高的问题，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配核对。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。
纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间。高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，还可能因不可抗力导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。企业在进行电子会计档案管理时，需关注档案全生命周期管理闭环。
合思档案产品正是在这样的背景下应运而生，它能够有效解决企业在财务档案管理方面的诸多痛点，提升电子票据安全性。
多元方案满足企业多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收，极大地保障了电子票据安全性。
单套制解决方案具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的优势。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，在提升效率的同时保障了电子票据安全性。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录能够帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步增强电子票据安全性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，从根本上保障财务合规，提升电子票据安全性。
核心功能铸就档案管理优势
合思档案在智能采集方面表现出色，它支持多源采集，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录。通过提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案，在数据采集源头保障电子票据安全性。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量，高效准确地完成制档工作，提升了电子票据安全性。
在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义，确保电子票据的访问和使用安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等，方便企业根据自身需求进行管理，保障电子票据安全性。
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件能够快速定位结果，还支持批量检索，让企业能够高效准确地获取所需档案信息，保障电子票据安全性。
实际案例见证管理成效
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的管理成效，电子票据安全性也得到了有效保障。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。业务与财务数据能够穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，电子票据安全性也得到了有效保障。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，既低碳环保，又使整理匹配效率提升了80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少，电子票据安全性得到显著提升。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案实现了数据集成、业务检测、跨系统调阅，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，电子票据安全性得到有效保障。
某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案实现了数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，保障了电子票据安全性。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉承以客户为中心的服务理念，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，全面保障电子票据安全性。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。企业应抓住数字化转型机遇，选择合思档案，实现财务档案管理的高效、合规与降本增效，提升电子票据安全性。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的全新篇章。
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