在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域快速扩张。根据相关规划，2025年要完成数电票全覆盖，这无疑给企业的发票数据管理和财务档案管理带来了新的挑战。在收票环节，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。
因数电票管理要求特殊，例如数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的发票数据管理和财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的档案管理难题。企业高管面临纸质档案管理成本高、数据难分析利用的问题；财务人员面临档案整理耗时、工作枯燥的问题；业务人员则面临报销流程繁琐的问题。传统纸质档案管理更是存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件无有效管理手段等。
合思档案这款产品的出现，为企业解决这些发票数据管理和财务档案管理难题提供了有效的方案。下面，让我们深入了解一下合思档案。
合思档案：开启发票数据管理新纪元
合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业打造电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的发票数据管理和档案管理需求。
合思档案就像企业发票数据管理和档案管理的贴心管家，能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。在发票数据管理方面，它具备应收尽收的能力，通过“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，实现归档即合规。同时，它还能打破物理空间限制，让用户在线自由调阅档案，方便快捷地进行发票数据管理和查询。
合思档案拥有多项权威认证和成果，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收。这些都充分证明了它在发票数据管理和电子会计档案管理领域的专业性和可靠性。
核心功能：发票数据管理的智慧密码
-
多源采集：灵活集成，全面捕获发票数据
在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它的预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这使得企业能够全面、准确地采集发票数据，为后续的管理和分析提供坚实的基础。 -
智能制档：高效关联，深度挖掘发票价值
合思档案的智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。它能让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，它具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行发票数据查询和分析，深度挖掘发票数据背后的价值。 -
专用格式版式文件：创新存储，降低管理成本
合思档案可自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件也可自定义调配生成，使档案更具可扩展性和灵活性。在发票数据管理方面，这种创新的存储方式能够更好地满足企业的个性化需求，提高发票数据管理的效率和质量。 -
“四性检测+业务检测”：双重保障，确保数据合规
“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。这双重检测模式为企业的发票数据管理提供了有力的保障，确保发票数据的合规性和准确性。
优势对比：合思档案VS传统档案管理
-
成本效益：降本增效，释放企业活力
传统档案管理方式存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档重复性工作量大、电子会计凭证文件无有效管理手段等。而合思档案能节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。它可以节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，保证100%的管理合规性。在当前经济环境下，这种显著的成本效益优势能够帮助企业释放更多的资源和活力，专注于核心业务的发展。 -
数据利用：高效存储，精准挖掘价值
传统档案管理在数据存储和利用上效率低下，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案的大数据解决方案能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值，在发票数据管理方面，能够让企业更快速、准确地获取和分析发票数据，为企业的决策提供有力支持。 -
档案关联：完整证据链，保障财务合规
传统档案管理在档案关联和证据链完整性方面缺乏有效手段，难以保证财务合规。合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，能依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并创造性提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在发票数据管理中，这种完整的证据链能够确保发票数据的真实性和合法性，避免财务风险。 -
调阅体验：便捷高效，满足精细需求
传统档案管理在档案调阅方面存在诸多不便，难以满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。合思档案的共享调阅解决方案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在发票数据管理方面，这种便捷高效的调阅体验能够让企业及时获取所需的发票数据，提高工作效率。
成功案例：合思档案的实践见证
-
案例一：大型企业的发票数据管理变革
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。纸电混合管理混乱，耗费财务大量时间于低价值的整理、匹配工作，总分公司查找会计凭证耗费810小时/年。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次。在发票数据管理方面，合思档案帮助该企业实现了发票数据的高效采集、关联和管理，大大提高了工作效率和管理水平。 -
案例二：集团型企业的标准化管理之路
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在发票数据管理方面，合思档案帮助该集团型企业实现了发票数据管理的标准化和规范化，提高了管理效率和合规性。 -
案例三：企业的成本效益提升之旅
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢等。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，取得了显著的成本效益。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在发票数据管理方面，合思档案帮助该企业优化了发票数据管理流程，降低了管理成本，提高了数据利用效率。 -
案例四：教育集团的数字化转型之选
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，面临低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在发票数据管理方面，合思档案帮助该教育集团实现了发票数据的数字化管理，提高了管理效率和服务质量。
结语：合思档案，引领财务数字化未来
合思档案能助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的发票数据管理和档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的应用案例，已经得到了众多企业的认可和选择。未来，它将继续不断创新和优化，为更多企业提供优质的财务数智化服务。合思档案广泛连接各类异构业财系统，具备100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代等能力，能够满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求，助力企业实现全面数字化。
