序章:合思在线档案系统——开启财务数字化新纪元
在数字化浪潮席卷全球的今天,企业财务管理正经历着前所未有的变革。北京合思信息技术有限公司(简称“合思”,原易快报),自2014年成立以来,便以敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力,致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。作为专精特新企业,合思已累计融资超15亿元人民币,凭借敏捷的财务收支管理平台,助力企业挖掘更多净利润,实现财务管理的全面升级。
在电子会计档案管理领域,合思更是凭借其在线档案系统的专业性和领先地位,成为众多知名企业财务数字化转型的首选伙伴。本文将通过具体案例,展示合思在线档案系统如何助力企业实现财务数字化转型,引领行业新风尚。
痛点直击:传统档案管理之困
好想你健康食品股份有限公司:档案管理的繁琐与挑战
好想你健康食品股份有限公司,作为行业内的佼佼者,在财务档案管理方面却面临着诸多挑战。财务归档时,需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性,档案遗失情况时有发生。纸质档案受限于时间和空间,查找耗时费力,无法实现实时调阅和精准查找。同时,大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大,成本高昂。此外,纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用,难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师:成本高昂与效率低下
COMMUNE幻师,一家知名的餐饮连锁品牌,同样面临着档案管理的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂,门店报销周期长达2月,电子会计凭证文件缺乏有效管理手段。这些问题不仅增加了企业的运营成本,也影响了企业的运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司:数据孤岛与效率瓶颈
金牌橱柜家居科技股份有限公司,在财务管理方面同样存在诸多痛点。会计档案散落各系统,档案数据难以利用。财务临时保管1年后移交综合档案管理,独立档案室管理存放纸质档案,以纸质档案管理为主。每年提供实物稽查时,需要人工逐一翻查,效率低下且易出错。
帆书(原樊登读书):海量纸质文件的困扰
帆书(原樊登读书),作为知识付费领域的领军企业,在财务管理方面同样面临着海量纸质文件的困扰。财务月均处理500+单据,原始凭证和财务凭证需要手动整理并组卷。企业业务数据均需打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档,票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。这些海量纸质文件不仅增加了企业的管理成本,也给审计、税务局、统计局查找资料带来了一定困扰。
合思在线档案系统:专业解决方案,创新引领未来
架构革新:线上云盘与智能机器人共舞
合思在线档案系统,通过线上云盘共享文档,大幅减少纸质文件的使用。同时,引入智能机器人辅助处理日常事务,降低人工成本。这一架构革新不仅提高了档案管理的效率,也确保了档案的安全性和完整性。
统一存储与业务证据链:构建业财一体新生态
合思在线档案系统打破数据孤岛,整合凭证、单据、合同、回单等四证,统一储存、统一标准、统一管理。通过搭建会计资料之间的关系,实现以业务为核心的证据链条,业财一体双向穿透。这一创新举措不仅提升了档案管理的规范性,也为企业的决策提供了有力支持。
流程合规与效率提升:双轮驱动,助力企业降本增效
合思在线档案系统保证财务档案原生性存储,规避电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时,档案系统支持灵活的账户权限配置,审计通过专用的账号下载所需要的电子源文件,高效合规。同时,提升档案整理效率,消除档案整理和组装所耗工时,形成财务数字档案室,丰富档案查阅场景,提升借阅效率。这一双轮驱动的策略,助力企业实现降本增效。
全生命周期管理:从采集到应用,一站式服务
合思在线档案系统涵盖采集、制、管、用四个环节。智能采集外部生态(如OCR识别、RPA技术等)和内部系统(如EAI插件、API接口等),预归档服务集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等,档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等。这一全生命周期的管理模式,为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
实践见证:合思在线档案系统显成效
好想你健康食品股份有限公司:效率与成本的双重飞跃
好想你健康食品股份有限公司引入合思在线档案系统后,实现了效率与成本的双重飞跃。减少90%人工耗时,总部接收减少80%管理耗时,借阅管理减少67%管理耗时。预计减少综合成本20万元/年,为企业带来了显著的经济效益。
COMMUNE幻师:成本节约与效率提升并驾齐驱
COMMUNE幻师通过合思在线档案系统的实施,实现了纸张使用量减少88%,存储空间节省79%,年节约成本5000万元,报销效率提升300%。这一系列成果不仅降低了企业的运营成本,也提升了企业的运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司:档案匹配与查询效率显著提升
金牌橱柜家居科技股份有限公司引入合思在线档案系统后,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。预估节省总体成本30万+/年,档案合规性达到100%。这一成果不仅提升了档案管理的效率,也确保了档案管理的规范性。
帆书(原樊登读书):仓储需求与纸张消耗大幅降低
帆书(原樊登读书)通过合思在线档案系统的实施,实现了仓储需求减少70%,纸张、档案盒、箱子节约近90%。总节约成本500万/年,结账时间从T+15缩短至T+5,装订人力成本缩减到1名实习生。这一系列成果不仅降低了企业的管理成本,也提升了企业的运营效率。
客户心声:合思在线档案系统,值得信赖的伙伴
云海肴CFO:精细化运营的财务中台
云海肴CFO表示,使用合思在线档案系统后,所有凭证、资料均可通过电子形式存储和检索。初步估算,仅此一项改进,一年内就至少为企业节省了30万元管理成本。和合思的合作,成功落地了精细化运营的财务中台,业财融合达成80%,财务提效90%,100%的合规降本。
海亮教育科技服务集团:效率与成本的双重优化
海亮教育科技服务集团表示,档案整理匹配效率提升90%,存储空间减少72%,每年纸张打印成本节约3万元,财务人力减少3人。这一系列成果不仅优化了企业的档案管理流程,也降低了企业的运营成本。
高新兴科技集团:归档效率与成本节约并重
高新兴科技集团表示,归档效率提升90%,为企业年节约成本30万+。这一成果不仅提升了企业的档案管理效率,也为企业带来了显著的经济效益。
中文天地出版传媒集团:财务与报销效率双提升
中文天地出版传媒集团表示,财务档案归档效率提升72%,员工报销效率提升90%,年节约打印、耗材等成本20万/年。这一系列成果不仅提升了企业的财务管理效率,也优化了员工的报销体验。
携手合思,共创财务数字化未来
在当前经济环境下,企业财务管理正面临着前所未有的挑战和机遇。合思在线档案系统,以其专业性和领先地位,成为众多企业财务数字化转型的首选伙伴。通过具体案例的展示,我们不难发现,合思在线档案系统不仅能够帮助企业解决档案管理方面的痛点,还能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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