云计算发票管理助力企业档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，目前全国 36 个省市区已完成数电票试点全覆盖。数电票管理要求特殊，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

传统纸质档案管理犹如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而发愁；财务人员每日面对海量档案数据，手动整理、匹配、核对，工作枯燥又低效，热情消磨殆尽；业务人员出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据留存上交耗费大量时间。不仅如此，传统纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本、存储空间成本；高隐形成本，像手工装册归档工作量大、查询调阅不便；高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。

面对这些难题，合思档案解决方案犹如一道曙光，为企业带来了新的希望。下面让我们深入了解合思档案如何凭借云计算发票管理等优势，解决企业的档案管理难题。

合思档案整体解决方案：多角色精准赋能

• 为企业高层掌舵领航
  合思档案为 CEO/高管提供了强大的支持。通过云计算发票管理等功能，沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。它能深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，在企业数字化转型的关键战役中发挥重要作用，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营。

• 为财务人员减负提效
  对于归档员/财务而言，合思档案是他们的得力助手。它利用云计算发票管理技术，让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以告别重复低价值的工作，轻松完成档案管理，大大提高工作效率和档案利用效率。

• 为外部审计提供便利
  在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。借助云计算发票管理的精准性和可追溯性，实现档案外审在线化。审计人员可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充资料，让审计工作更加高效。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，通过云计算发票管理，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案功能概览：科技赋能高效管理

• 多源采集：灵活多样的数据获取
  合思档案的多源采集功能强大而灵活。基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，利用云计算发票管理技术，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，还支持手动采集，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：规则引擎驱动的高效组装
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，会计档案关联规则可视化配置，利用云计算发票管理，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。而且，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，查阅更加便捷。

• 档案管理：精准管控与灵活扩展
  在档案管理方面，合思档案权限管理精准。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

• 档案应用：多维检索与一站式预览
  合思档案的档案应用功能十分强大。它实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。此外，它能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，提供一站式预览服务。

合思档案核心亮点：创新方案引领变革

• 单套制解决方案：便捷高效的电子管理
  合思档案的单套制解决方案独具优势。通过云计算发票管理，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，同时确保会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  在大数据处理方面，合思档案表现出色。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，借助云计算发票管理，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 档案扩展解决方案：自定义管理的无限可能
  合思档案的档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性。可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案是合思档案的重要保障。通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案企业价值：降本增效数据驱动

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案能显著降本增效。借助云计算发票管理，企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，更有效地“收紧钱袋子”。

• 信息化闭环：拉通全链路
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

• 数据活化：实现数据价值
  合思档案让数据“活起来”。从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现数智化转型。

• 数智转型助力：融合管理与服务
  企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合，助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。

合思档案典型场景：多场景全面覆盖

• 日常档案管理：融合查询一站式服务
  在企业日常档案管理场景中，合思档案实现电子与实物档案高度融合。通过云计算发票管理，多维检索满足多场景查询需求，一站式预览穿透联查，业务单据、发票、银行回单等与会计凭证双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

• 审计场景：在线溯源高效审计
  审计场景下，合思档案让外部审计更加便捷。实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充资料。系统提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，方便审计人员开展工作。

• 高管决策场景：数据驱动智能决策
  企业高管在决策场景中，可借助合思档案沉淀数据资产，挖掘财务档案数据价值。通过云计算发票管理等功能，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，推动企业绿色低碳运营。

• 财务日常工作场景：高效管理轻松应对
  财务人员在日常工作场景中，可通过合思档案提高工作效率。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

合思档案成功案例：实践验证卓越成效

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，利用云计算发票管理实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 某集团型企业：标准化合规低碳
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR 识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家 6 号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 某企业：打破孤岛高效管理
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管 1 年，1 年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理，存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；档案管理痛点包括会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 某教育集团：简化流程高效查询
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表，手动打印、整理、装订、著录、上架归档，每一册精细整理；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态 API 接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势：领先技术创新模式

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，自 2014 年 11 月创立以来，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。

合思档案通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100% 成功验收，保障产品的安全性和可靠性。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，通过云计算发票管理，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，在档案管理解决方案上具有创新性和全面性。

合思档案凭借强大的云计算发票管理等功能，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用，持续为企业提供优质的档案管理服务。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验高效、合规的档案管理，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。