在当今快速变化的商业环境中，企业数字化转型已成为提升竞争力的关键。特别是对于财务管理而言，传统的档案管理策略已难以满足高效、合规、低碳的运营需求。今天，我们将通过一个知名企业的成功案例，深入探讨合思信息技术有限公司如何通过其创新的财务数智化解决方案，特别是档案管理策略的革新，为企业带来显著的降本增效、合规经营和低碳运营效果。
合思，作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
国民零食巨头的财务挑战
客户背景：复杂版图下的管理困境
这是一家畅销30余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂多变，多种销售渠道并行。面对如此庞大的业务体系，企业的管理流程跨多个系统，繁杂且低效。特别是在财务管理方面，企业面临着诸多痛点：差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，往往需要在Excel中进行二次整理，人工记账难以释放财务价值；事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控；更为棘手的是，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额的人力物力浪费。
迫切需求：档案管理策略的数字化转型
面对这些挑战，企业迫切需要一套全面的财务管理解决方案，特别是档案管理策略的数字化转型。他们希望找到一种能够高效、合规、低碳地管理会计档案的方法，以减轻财务人员的工作负担，提高管理效率，同时降低运营成本。
合思数智化解决方案：档案管理策略的全面革新
方案概览：一站式财务数智化服务
合思为这家企业提供了无需报销的“消费-入账-归档”全流程解决方案。这一方案不仅涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析等全方位财务数智化服务，更在档案管理策略上实现了重大革新。通过总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等功能，合思帮助企业实现了财务管理的全面数字化。
档案管理策略：智能高效，合规低碳
在档案管理策略方面，合思的解决方案尤为突出。员工消费后，差旅申请经过业务审批，在合思商城或TMC（旅行管理公司）进行订购。随后，合思商城对账单与TMC对账单自动生成，财务核算、记账、对账结算中心线上统一开票，自动拆分结算并自动记账。对于线下统一开票的情况，也实现了线下结算与手工记账的便捷处理。
档案管理环节，合思采用了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档的先进策略，而其他TMC环节则实现了L3级无需报销录入发票等档案。这一档案管理策略不仅提高了档案管理的效率，还确保了档案的完整性和安全性，为企业提供了合规、低碳的档案管理新选择。
成果斐然：档案管理策略带来的显著效益
差旅费用节约：年度节省200万+
实施合思的解决方案后，企业年度节约了200万+的差旅费用。这一成果得益于合思总额管控和商旅线上订购功能的精准实施，使得差旅成本得到了有效控制。
财务入账效率提升：效率提升60%
财务入账效率的提升是合思解决方案带来的又一显著效益。通过自动化、数字化的档案管理策略，企业财务入账效率提升了60%，大大减轻了财务人员的工作负担。
业财有机连接：全流程合规化、自动化、数字化
电子会计档案的全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，实现了业财的有机连接。企业可以更加便捷地获取、分析和利用财务数据，为决策提供有力支持。
数据采集与校验：打通系统，自动校验
合思的解决方案打通了12个系统，完成了数据采集，并自动校验档案完整性。通过千亿次计算，建立了档案证据链，确保了财务数据的准确性和可靠性。
线上线下一体化管理：标准化流程，降低成本
线上线下一体化管理的实现，使得企业档案管理更加标准化、规范化。线上借阅流程的标准化、档案室管理的规范化以及装订流程的简化，都大幅降低了企业的运营成本。
智能关联：凭证上下游单据树状结构呈现
智能关联功能的实现，使得凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了。企业可以以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时，管理效率也得到了大幅提升。
总结与展望：档案管理策略引领财务数智化未来
成功经验：档案管理策略的深远影响
这家企业的数字化转型成功经验表明，档案管理策略的革新是企业财务数智化转型的关键一环。通过引入合思的解决方案，企业不仅实现了财务管理的全面数字化，还在档案管理策略上取得了显著成效。
未来趋势：电子凭证数字化转型与无需报销L5级
展望未来，电子凭证会计数据标准将成为加强财会监督效能、减少会计数据摩擦、提高会计核算效率、提升会计信息质量的重要抓手。电子凭证数字化转型将实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，而数电票则是未来推进企业电子凭证数字化转型的重要推动力。随着技术的不断进步，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向L5级，为企业带来更加高效、合规、低碳的财务管理体验。
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