数字浪潮下的企业文件保管新趋势
在时代的洪流中，数字化浪潮正以前所未有的速度席卷而来。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；紧接着，12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，全面启用航空运输电子客票行程单。这一系列举措，标志着我国电子凭证改革已驶入快车道，电子凭证开具端已基本实现数字化适配。
企业文件保管，作为企业管理中不可或缺的一环，正面临着前所未有的变革与挑战。电子凭证全流程无纸化，不仅是财务数智化的必行之路，更是企业优化管理流程、降低运行成本、实现绿色化协同转型的关键所在。
在这一背景下，合思档案应运而生。作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业文件保管带来了全新的解决方案。
洞察市场：电子凭证改革下的企业文件保管新需求
随着电子凭证开具端数字化适配的完成，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题即将全面解决。电子凭证数字化转型的步伐将进一步加快，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
会计凭证，作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其全链无纸化是实现真正数字化的关键。合思档案深谙此道，基于在行业应用中的深度实践与案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业文件保管提供了宝贵的参考与借鉴。
痛点剖析：传统企业文件保管的困境与挑战
在传统财务档案管理模式下，企业文件保管面临着诸多困境与挑战。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。纸质档案受限于时间和空间，查找耗时耗力，无法实现实时调阅与精准查找。同时，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存与数据安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案耗材、打印、存储成本高昂的问题。门店报销周期长达2月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。金牌厨柜家居科技股份有限公司则面临着会计档案散落各系统、档案数据难利用的困境。逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅效率低下，而且难以保证档案的准确性和完整性。
解决方案：合思档案——企业文件保管的智慧之选
针对传统企业文件保管的痛点与挑战，合思档案提出了整体解决方案。通过打破壁垒、数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率显著提升。自动组装功能使得内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，审计效率大幅提升。同时，实物高效管理功能借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，极大地方便了档案的管理与利用。
智能采集：数据汇聚的起点
合思档案的智能采集功能支持外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的数据采集。无论是来自业务系统的数据，还是来自外部合作伙伴的数据，都能被准确、高效地采集到合思档案中，为企业文件保管提供了丰富的数据源。
预归档服务：确保数据的准确与合规
预归档服务是合思档案的一大亮点。它提供集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保数据的准确性和合规性。在数据进入正式归档之前，预归档服务会对数据进行严格的审核和校验，确保数据的完整性和一致性。同时，规则引擎和元数据服务还能根据企业的业务需求和管理规范，对数据进行智能分类和标签化，为后续的档案管理和利用提供便利。
基础管理：全生命周期的守护
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等全生命周期管理功能。合思档案采用先进的存储技术和管理理念，确保档案数据的安全性和可靠性。同时，强大的检索功能使得用户能够快速、准确地找到所需的档案信息。借阅和销毁功能则实现了档案的规范化管理，避免了档案的滥用和丢失。
档案服务：增值服务的延伸
除了基础管理功能外，合思档案还提供了辅助审计、项目管理、统计分析等增值服务。这些服务不仅提升了档案的利用价值，还为企业提供了更多的决策支持。例如，辅助审计功能可以帮助审计人员快速定位关键档案信息，提高审计效率；项目管理功能则可以帮助企业更好地跟踪和管理项目档案，确保项目的顺利进行。
竞争优势：合思档案——企业文件保管的领航者
合思档案相较于竞争对手具有诸多优势。广泛连接的生态使得合思档案能够与多家生态伙伴合作，实现数据的互联互通和共享。双轮驱动的模式创新结合了技术创新和服务创新，为企业提供了全方位的财务数智化解决方案。无需报销的“消费-入账-归档”解决方案更是简化了报销流程，提高了工作效率，降低了企业成本。
成功案例：合思档案——企业文件保管的见证者
好想你健康食品股份有限公司、COMMUNE幻师、云南菜品牌连锁经营（云海肴）、金牌橱柜家居科技股份有限公司等成功案例，充分展示了合思档案在实际应用中的效果和价值。这些企业通过使用合思档案，不仅实现了企业文件保管的数字化和智能化，还显著降低了管理成本，提高了工作效率。
服务体系：合思档案——企业文件保管的坚实后盾
合思档案拥有完善的服务体系，包括研发中心、直营服务网络、合作伙伴等。研发中心分别在北京、杭州、南昌设立，持续投入研发，保持技术领先。直营服务网络在全国22个城市设有分支机构，提供本地化服务支持。通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思档案扩大了服务范围，提升了服务效率。
携手合思，共赴企业文件保管新征程
合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，通过全流程合规化、自动化、数字化的管理方式，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，共同推动财务数智化转型的进程。
在当前经济环境下，企业文件保管正面临着前所未有的机遇与挑战。合思档案以其独特的优势和价值，成为了企业文件保管的智慧之选。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品功能，为企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。
如果您也想让企业文件保管更加轻松、高效，不妨试试合思档案。现在，您还可以享受免费试用的机会，亲身体验合思档案带来的便捷与价值。立即行动吧，让合思档案成为您企业文件保管的得力助手！
