数字浪潮下的纸质档案转换新挑战
在数字化浪潮的推动下，企业财务档案管理正经历一场前所未有的变革。传统纸质档案管理方式，如同沉重的枷锁，束缚着企业的前行步伐。高昂的成本、低下的效率，以及日益凸显的合规风险，迫使企业不得不寻求更加高效、合规的解决方案。纸质档案转换，成为了企业财务数字化转型的必经之路。
传统纸质档案管理的困境
传统纸质档案管理，不仅成本高昂，储存空间需求大，而且数据难以汇总整理和分析利用。财务人员面对堆积如山的档案，往往需要花费大量时间进行手动整理、匹配和核对，工作枯燥繁复，效率低下。同时，纸质档案易受环境因素影响，如火灾、水灾等不可抗力，可能导致档案损坏，给企业带来巨大损失。
政策推动纸质档案转换
国家政策明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，全面无纸化时代已经到来。这一政策的出台，为企业纸质档案转换提供了强有力的支持。企业纷纷响应政策号召，积极寻求电子会计档案管理解决方案，以降低成本、提高效率、保障合规。
电子会计档案管理的优势
电子会计档案管理，以其显著降本增效、实现数据价值的特点，成为企业数字化建设的必然选择。通过电子化管理，企业可以打破物理空间限制，实现档案的在线自由调阅，提升检索效率。同时，电子档案易于存储、备份和恢复，有效降低了档案丢失或损坏的风险。
合思档案：纸质档案转换的创新实践
在纸质档案转换的浪潮中，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”）以其领先的单套制电子会计档案管理平台，成为了行业的佼佼者。合思档案，通过便捷调阅不打印、混序归集免组装的方式，为企业提供全流程合规化、自动化、数字化的闭环管理解决方案。
数电票时代的纸质档案转换需求
随着数电票的快速扩张，全国36个省市区实现数电票试点全覆盖，企业需适应数字化凭证时代。然而，在纸电混合时代下，企业在档案管理上普遍遇到高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质档案转换，成为了企业适应数字化时代的迫切需求。
- 高显性成本下的纸质档案转换
纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大，使得企业在档案管理上的投入居高不下。通过纸质档案转换，企业可以显著降低这些显性成本，提高资金利用效率。
- 高隐形成本下的纸质档案转换
手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些隐形成本同样不容忽视。纸质档案转换后，企业可以实现档案的自动化管理，减少人工干预，提高工作效率。
- 高合规风险下的纸质档案转换
电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏，这些合规风险时刻威胁着企业的稳健发展。通过纸质档案转换，企业可以建立完善的电子会计档案管理体系，有效降低合规风险。
合思档案的纸质档案转换解决方案
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，通过一系列创新功能，为企业纸质档案转换提供了全方位解决方案。
- 便捷调阅不打印：打破纸质档案转换的空间限制
合思档案打破物理空间限制，实现档案的在线自由调阅。用户无需再为查找一份档案而翻箱倒柜，只需轻点鼠标，即可快速定位并调阅所需档案。这不仅提升了检索效率，还大大节省了时间和人力成本。
- 混序归集免组装：简化纸质档案转换的流程
合思档案预置规则引擎，自动匹配业务数据，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。这意味着，在纸质档案转换过程中，企业无需再进行繁琐的手工组装工作，大大简化了流程，提高了工作效率。
- 应收尽收：实现纸质档案转换的全量数据管理
合思档案通过大数据解决方案和档案扩展解决方案，实现发票、单据、凭证等全量数据的自动匹配和应收尽收。在纸质档案转换过程中，企业可以确保所有相关数据都被准确、完整地记录下来，为后续的财务管理和决策提供有力支持。
- “四性检测”+“业务检测”：保障纸质档案转换的合规性
合思档案满足财务档案管理要求的特殊性，通过“四性检测”+“业务检测”等手段，实现归档即合规。在纸质档案转换过程中，企业可以确保所有档案都符合相关法规和政策要求，有效降低合规风险。
合思档案核心功能：驱动纸质档案转换的高效引擎
合思档案平台具备多源采集、智能制档、专用格式版式文件、档案管理及档案应用等核心功能，通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据等全量数据的自动匹配和组装。这些功能共同构成了驱动纸质档案转换的高效引擎。
多源采集：跨越纸质档案转换的数据鸿沟
合思档案支持跨系统数据集成，提供自动生成式Open API，实现快速集成。在纸质档案转换过程中，企业可以轻松地将不同来源的数据整合到同一平台上，实现数据的统一管理和利用。
智能制档：减少纸质档案转换的人工干预
合思档案规则引擎自动组装，减少90%人工匹配工作量，实现“四性检测+业务检测”。在纸质档案转换过程中，智能制档功能可以自动完成档案的组装和检测工作，大大减少了人工干预，提高了工作效率和准确性。
专用格式版式文件：优化纸质档案转换的存储成本
合思档案采用专用格式版式文件，降低企业档案存储成本。这种文件格式不仅占用空间小，而且易于存储、备份和恢复。在纸质档案转换过程中，企业可以显著降低存储成本，提高资金利用效率。
档案管理与应用：满足纸质档案转换的多场景需求
合思档案提供多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，满足多场景查询需求。在纸质档案转换后，企业可以轻松地实现档案的全场景数字化利用，为财务管理和决策提供有力支持。
合思档案应用场景：见证纸质档案转换的卓越成效
合思档案平台已广泛应用于各类企事业单位，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业等。通过具体案例展示，我们可以看到合思档案在纸质档案转换方面的卓越成效。
世界500强教育集团的纸质档案转换实践
某世界500强教育集团通过合思档案实现无纸化办公，凭证自动化率达到91.6%，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人。这一案例充分展示了合思档案在纸质档案转换方面的强大实力。
年单据量2.6亿企业的纸质档案转换成果
某年单据量2.6亿的企业通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，管理成效显著。企业成本降低，流程精简，财务人员增效。这一案例进一步证明了合思档案在纸质档案转换方面的卓越成效。
集团型企业的纸质档案转换标准化落地
某集团型企业通过合思档案单套制管理方案，实现标准化落地，保护电子凭证原生态，低碳环保，积极响应政策。这一案例展示了合思档案在纸质档案转换方面的标准化和规范化管理能力。
多系统数据互联的纸质档案转换新突破
某企业通过合思档案打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。这一案例标志着合思档案在纸质档案转换方面实现了多系统数据互联的新突破。
携手合思档案，共创纸质档案转换的美好未来
面对财务档案管理的数字化挑战，合思档案以其创新的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了高效、合规的纸质档案转换解决方案。通过广泛连接业财系统，实现全量数据的自动匹配和组装，合思档案不仅解决了企业档案管理中的痛点，还助力企业实现财务数字化转型，提升管理效率，降低成本。
合思档案在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案不断迭代升级，满足企业不断变化的需求，提供稳定可靠的档案管理服务。
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