在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的道路上不断探索前行。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果存在较大差距，尤其是在人力资源报销管理方面，问题逐渐凸显。
痛点剖析：人力资源报销管理困境重重
-
操作繁琐合规难
在动力源原有的报销体系中，多系统操作体验差成为员工和财务人员的一大困扰。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，不仅浪费时间，还容易出错。而财务人员在处理报销数据时，需要手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能通过手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了他们大量的时间，人力资源报销管理效率低下。 -
系统割裂信息滞
系统之间的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，人力资源报销管理的精准性和及时性受到严重影响。 -
业务复杂稽核繁
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的业务模式给人力资源报销管理带来了巨大的挑战。 -
架构复杂流程乱
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这不仅增加了员工的工作负担，也降低了人力资源报销管理的效率。
方案破局：合思为人力资源报销管理带来曙光
-
集成系统打破孤岛
合思针对动力源的问题，提出了系统集成的解决方案。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为人力资源报销管理提供了更高效的数据支持。 -
无需报销重塑流程
合思的“无需报销”模式，对动力源的商旅出行流程进行了颠覆性重塑。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了人力资源报销管理流程，提高了工作效率。 -
强大连接畅通数据
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为人力资源报销管理提供了更加顺畅的数据流通环境。
精心实施：合思助力动力源推进人力资源报销管理变革
合思团队与动力源紧密合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，他们共同克服了项目中遇到的重重困难。合思项目经理周晓培顶住了项目要求高、时间要求紧的压力，克服了各种意想不到的困难。为了保证项目进度，他加班加点，任劳任怨，通过有效的沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，最终保证了合思费控系统的正常使用，为动力源的人力资源报销管理变革奠定了坚实的基础。
显著成效：人力资源报销管理焕然一新
-
集成互通体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这使得人力资源报销管理更加高效，为企业节省了大量的时间和成本。 -
申请简化体验提升
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了更加便捷的人力资源报销管理服务。 -
审批合规精力释放
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，提升了人力资源报销管理的质量。 -
全程管控决策高效
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为人力资源报销管理提供了更加科学的决策支持。
高度评价：动力源认可合思人力资源报销管理方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在人力资源报销管理方面解决方案的高度认可。
在当前经济环境下，企业降本增效、合规经营和低碳运营的需求日益迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。已有众多像动力源这样的专精特新企业选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您也想为企业的人力资源报销管理带来变革，不妨免费试用合思的财务数字化解决方案，开启财务数字化转型之旅，让企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
