在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在电子凭证报销、入账和归档的数字化转型过程中，却面临着重重挑战。
电子凭证类型繁多、格式杂乱，协同困难且容易丢失，这给企业的财务管理带来了极大的困扰。尽管企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有一定了解，但仍有部分企业尚未充分意识到数字化转型的紧迫性。在当前纸电凭证混合的时期，还存在着合规风险。电子凭证数字化转型的多样性和复杂性，使得多数企业在开具、接收、报销、入账和归档等环节，仍难以突破纸电并存的困境。而国家不断出台相关政策推动电子凭证数字化转型，企业必须提前布局相关系统规划或升级，以适应这一发展趋势。
在这样的背景下，合思作为一家专业的信息技术公司，为企业提供了全面的解决方案，致力于帮助企业解决电子凭证数字化转型过程中的难题，实现安全档案存储和高效管理。
经典零食企业的数字化困境
有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链复杂多样，多种销售渠道并行。企业的管理流程跨越多个系统，显得繁杂而低效。
该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，却面临着核算精细化管理的高要求。财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，然后进行人工记账，这不仅耗费大量的时间和精力，还难以释放财务的真正价值。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这对企业的盈利能力产生了一定的影响。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。企业急需一种高效、安全的档案管理方式，实现安全档案存储。
合思定制化解决方案破局
合思针对该企业的困境，提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。这一方案犹如一把钥匙，为企业打开了数字化转型的大门。
在消费环节，员工消费可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或TMC订购。同时，合思商城会生成对账单，TMC也会提供相应的对账单，方便企业进行管理和核对。
在财务核算和记账方面，合思设置了对账结算中心。线上可以统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后，也可进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式，满足了企业不同的业务需求，提高了财务工作的效率。
在档案管理上，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。这一解决方案具有便捷申请、同屏比价、多源采集等特点。便捷申请体现在无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，让员工的工作更加轻松；同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率；多源采集则能够智能制档、实现实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，为企业实现安全档案存储提供了有力保障。
合思方案带来显著成效
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。在差旅消费方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元，同时财务入账效率提升60%。这不仅降低了企业的成本，还提高了财务工作的效率。
企业实现了业财有机连接，电子会计档案全流程实现了合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了档案的安全和可靠，实现了安全档案存储。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本；智能关联让凭证上下游单据以树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
合思方案优势与转型展望
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能够助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。
合思的解决方案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。通过实现安全档案存储和高效管理，企业能够更好地应对市场变化，提升自身的竞争力。
在当前的经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。电子凭证数字化转型为企业提供了一个提升管理水平、降低成本的重要契机。企业应抓住这一机遇，积极行动起来。
如果您的企业也想开启电子凭证数字化转型之旅，实现安全档案存储和高效管理，不妨拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多。现在还可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷和价值。让我们一起携手，共同迎接电子凭证数字化转型的新时代。
