在当今数字化浪潮中，企业对于财务管理的效率和合规性要求日益提高。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，通过采用合思的解决方案，在员工费用归档等财务工作上取得了令人瞩目的成效。
该企业实现了年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。通过试点改造，财务数据自动化率达到 91%以上。即便企业规模翻倍扩张，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅提升。而且，财务会计档案电子化改造后，物理存储空间和维护成本大幅节约。企业财务相关负责人更是信心满满，表示有信心在 2024 年将财务数据自动化率提升至 97%以上。
迷雾重重：客户背景与挑战
该教育服务品牌业务广泛，在发展过程中，其财务和业务管理面临着诸多困境。
企业拥有多个业务和财务系统，但这些系统相互独立，数据无法互通。在员工费用归档等工作中，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重和验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档占据了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。然而，即便投入了大量的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，这让企业面临着合规风险。
在日常工作中，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，这一系列工作费时费力。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺乏留痕机制，无法多人同时借阅，导致档案资产利用率极低。在员工费用归档方面，这些问题严重影响了工作的效率和质量。
拨云见日：合思解决方案登场
面对该企业的诸多难题，合思带来了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA 等多个渠道。自动封装接口多达 40 种 + ，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入即可介入，真正实现了档案应收尽收，为员工费用归档提供了全面的数据支持。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种途径，满足了不同场景下的档案收集需求，方便员工费用相关档案的及时归档。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等，全面覆盖了员工费用归档所涉及的各类档案。
强大的规则引擎可自定义搭建，亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，大大提高了员工费用归档和查询的效率。
硕果累累：解决方案成效显著
合思的解决方案为该企业带来了多方面的显著成效。
在数字化转型方面，加速了企业的全面数字化进程，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，员工费用归档后的查阅和使用更加便捷。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，彰显了其在财务数字化方面的领先地位。
在财务作业自动化方面，自动化率达到 91.6%。其中，合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，员工费用归档等工作的效率大幅提高。
赞誉有加：客户高度认可
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度认可。他们表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这充分体现了对合思方案的信任和对未来发展的坚定信心。在员工费用归档等财务工作上，合思的解决方案确实带来了质的飞跃。
携手前行：未来合作展望
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。与合思合作建设电子档案系统后，取得了显著成效。未来，在合思的支持下，企业有望进一步深化数字化转型，提升财务管理水平，在员工费用归档等各个财务环节实现更高的效率和更好的合规性。
对于其他企业而言，该世界 500 强旗下教育服务品牌的成功案例无疑是一个很好的借鉴。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 29 项主要功能，能够满足企业多样化的财务管理需求，包括员工费用归档的高效处理。
合思提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，还有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。选择合思，将助力企业实现财务数字化转型，提升管理效能。如果您的企业也想在员工费用归档等财务工作上实现突破，不妨拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站联系合思，还能享受免费试用的机会，开启财务数字化转型的新征程。
