在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证管理正面临着诸多挑战。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，依旧亟待解决。
传统纸质档案管理更是问题重重。在归档环节，财务人员需耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，档案遗失的情况也难以避免。而且，纸质档案查找极为不便，受时间和空间的限制，查找一份档案往往要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，纸质档案管理成本高昂，对空间和人力的要求巨大，同时纸质档案管理办法也无法保证电子原文件的长期保存，难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。这些问题，深刻反映了企业在财务数智化方面的痛点需求。那么，有没有一种高效的证据归档方法能解决这些难题呢？
合思财务数智化解决方案：开启证据归档新篇
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，为企业带来了全新的财务数智化解决方案。合思拥有敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业深挖更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为企业提供了全方位的财务数智化服务。
其中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了高效的证据归档方法。合思档案可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，成功解决了电子凭证数字化转型过程中的诸多难题。通过统一的服务平台和信息共享平台，合思实现了工程文件和财务文件从产生、收集、整理、归档、存储、利用到销毁或长期保存的全过程系统化、电子化管理。这一创新的证据归档方法，为企业的财务数智化转型奠定了坚实的基础。
合思档案核心功能亮点：铸就高效证据归档体系
合思档案具有众多核心功能亮点，构建了一套高效的证据归档体系。
它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，对电子会计档案进行全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）获取档案数据，确保数据采集的高效准确。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理则涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面。档案服务还可辅助审计、项目管理、统计分析等工作，为企业的财务管理提供有力支持。
档案利用环节具备多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查、实物混序归档、可视化盘点档案数据等功能，让企业能够更加便捷地利用档案数据，提升工作效率。这些功能亮点共同构成了一套高效的证据归档方法，为企业的财务管理带来了极大的便利。
用户使用合思档案收益：证据归档方法显成效
使用合思档案，企业能够获得显著的收益，充分体现了这种证据归档方法的成效。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本达338,910元。
同时，合思档案还能提升档案整理匹配效率。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时；海亮教育科技服务集团也提升了90%的档案整理匹配效率。此外，合思档案还能有效减少存储空间，COMMUNE幻师的存储空间节省了79%，海亮教育科技服务集团的存储空间减少了72%。这些实际案例充分证明了合思档案作为一种证据归档方法的有效性和实用性。
合思档案典型应用场景：证据归档方法多面开花
合思档案在多个典型应用场景中都展现出了强大的实力，体现了其证据归档方法的多样性和适应性。
在电子凭证管理场景中，合思档案可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档，确保电子凭证管理的高效准确。
在财务审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可通过专用账号下载所需电子源文件，实现数字化审计，满足便捷、高效的内外部审计需求。
在业财融合场景中，合思档案可打破业务、财务系统的数据孤岛，实现业财一体化数据融合。例如，云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。
在档案存储与查询场景中，合思档案可实现多维检索，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案查询耗时减少了80%。这些典型应用场景充分展示了合思档案作为一种证据归档方法的广泛适用性和强大功能。
合思档案客户成功案例：证据归档方法获验证
众多客户的成功案例，进一步验证了合思档案作为一种证据归档方法的有效性和可靠性。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查，自动组装，审计便捷，实物高效管理。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化，减少了50%的人力成本，提高了效率，对档案数据进行深度分析，满足了内审需求。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破了数据孤岛，业务证据链完整，数据共享，一站式查阅，银行回单无纸化，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。这些成功案例充分证明了合思档案作为一种证据归档方法，能够为企业带来显著的效益和价值。
在当前经济环境下，企业对于高效财务管理的需求日益迫切。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
如果您的企业也正在为电子凭证管理和财务数智化转型而烦恼，不妨尝试合思的电子会计档案管理平台，体验这种高效的证据归档方法。现在就拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例。未来财务用合思，让有限更有效。立即免费试用合思电子会计档案管理平台，开启企业财务数智化转型的新篇章！
