在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证数字化转型进一步加速，全流程无纸化时代已然来临。
在这一背景下，企业面临着如何高效管理电子凭证及财务档案的挑战。合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，助力企业解决财务档案管理难题。下面，我们通过好想你健康食品股份有限公司的案例，来深入了解合思档案的价值。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，并于2011年在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，随着企业的发展壮大，其在财务档案管理方面面临着诸多困境。
在归档环节，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其与相关的发票和回单匹配，稍有不慎就可能出现档案遗失的情况。这不仅耗费了大量的人力和时间，还增加了财务风险。
纸质档案的查找也十分困难。由于纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间。财务人员需要在堆积如山的档案中逐一寻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。在需要快速获取档案信息时，这种低效的查找方式严重影响了工作效率。
大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。企业需要专门的档案室来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。随着档案数量的不断增加，管理成本也在不断上升，给企业带来了不小的负担。发票使用与企业合规在这种传统的档案管理模式下受到了一定的挑战。
合思档案的破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理难题，合思档案提供了一系列行之有效的解决方案，充分体现了其强大的功能和优势。
-
打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可联查相关的数据信息，大大提升了工作效率。例如，在核对一笔业务时，财务人员可以快速查看对应的单据、发票和回单，确保数据的一致性和准确性。这种数据同源的方式，使得财务工作更加高效、精准，有效提升了发票使用与企业合规的水平。 -
自动组装助力高效审计
合思档案具备自动组装功能，能够将相关的档案数据进行自动整合和关联。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案信息，进行全面、深入的审计。同时，自动组装功能还可以减少人工操作的误差，提高审计的准确性和可靠性。这不仅有助于企业及时发现和解决财务问题，还能提升企业的合规经营水平，确保发票使用与企业合规的要求得到有效落实。 -
实物管理实现高效匹配
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速获取电子档案信息，并定位实物档案的位置。这种方式不仅方便了档案的查阅和管理，还提高了档案的安全性和可靠性。在需要查阅实物档案时，查阅者无需在档案室中盲目寻找，只需通过系统即可快速定位，大大节省了时间和精力。同时，虚拟档案库房的建立，也减少了对物理空间的需求，降低了档案管理成本，为企业的发票使用与企业合规提供了有力支持。
显著成效见证合思实力
好想你健康食品股份有限公司应用合思档案后，取得了显著的降本增效成果，用具体数据证明了合思档案的价值。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得财务工作流程得到了优化，减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大提升。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，为企业的发展提供更有力的支持。
总部接收管理耗时也大幅减少，减少了80%。通过合思档案的数字化管理，总部可以实时获取各部门的财务档案信息，无需等待纸质档案的传递和整理。这不仅提高了信息传递的效率，还减少了信息失真的风险，使得总部能够更加及时、准确地做出决策。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。查阅者可以通过系统快速申请借阅档案，无需再进行繁琐的人工登记和审批流程。同时，系统可以自动记录档案的借阅情况，方便管理人员进行跟踪和管理。这使得档案借阅更加便捷、高效，提高了档案的利用率。
通过应用合思档案，好想你健康食品股份有限公司预计每年可减少综合成本20万元。这些成本的降低主要体现在人力成本、空间成本和管理成本等方面。企业可以将节省下来的资金投入到更有价值的业务发展中，提升企业的竞争力。这些显著的成效充分体现了合思档案在发票使用与企业合规方面的重要作用。
合思档案引领数字化转型未来
合思档案在帮助好想你健康食品股份有限公司解决财务档案管理难题、实现降本增效的过程中，充分展示了其强大的功能和优势。合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的大趋势下，合思档案为企业提供了一个全面、高效、安全的电子会计档案管理解决方案。它不仅解决了企业在财务档案管理方面的痛点，还为企业的数字化转型提供了有力支持。通过合思档案，企业可以更好地管理发票使用与企业合规，提升财务管理水平，增强企业的核心竞争力。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。未来，财务用合思，让有限更有效。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，希望在发票使用与企业合规方面取得更好的成效，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com ，免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
