在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型与业财融合已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源也面临着诸多财务管理方面的挑战。而合思凭借先进的发票采集技术等一系列解决方案，为动力源带来了全新的变革。
动力源：财务困境待解
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随着时间的推移，问题逐渐凸显。
首先，系统使用体验差且合规难度大。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，操作极为繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，发票的验真、查重也依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，合规性难以保障。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式也各不相同，进一步增加了管理难度。
最后，组织架构复杂、各主体流程繁复。公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致，总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思方案：发票采集技术赋能破局
面对动力源的诸多痛点，合思运用先进的发票采集技术等一系列方案为其提供了解决之道。
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系统集成无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，把动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，借助发票采集技术实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了互通，打破了数据壁垒。 -
无需报销模式革新
在发票采集技术的支持下，业务人员因公消费实现免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。财务人员可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细能够自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，大大提高了财务处理效率。 -
强大系统连接能力
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。通过发票采集技术，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
分步实施：推进解决方案落地
合思的解决方案实施过程有条不紊。
首先是系统集成阶段。利用发票采集技术，实现动力源HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步。这一步为后续的流程优化和数据共享奠定了基础。
接着是推广无需报销模式。向员工详细介绍因公消费免垫资、免开票等流程和优势，让员工逐渐适应并接受这种全新的报销模式。发票采集技术在其中起到了关键作用，确保消费数据的准确采集和处理。
最后是利用系统连接能力对接第三方系统。通过发票采集技术，打通数据流转通道，实现各个系统之间的数据实时交互和共享。
显著成果：发票采集技术助力效益提升
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成使得数据互通，员工的操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。发票采集技术确保了报销数据的准确采集和快速处理，大大缩短了报销流程。
在人员成本方面，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再花费大量时间在发票校验真伪、认证、审计等基础工作上，从手动制作单据转变为智能制单，能够将更多精力投入到更有价值的工作中。
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。发票采集技术为员工提供了便捷、高效的消费和报销体验。
在财务管控方面，财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。发票采集技术确保了发票信息的准确采集和验证，降低了财务风险。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也想借助先进的发票采集技术实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
