在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为一家在行业内具有重要影响力的企业，在财务数字化的征程中也经历了诸多挑战与探索。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，期望借助合思的专业能力解决现有财务数字化方面的痛点，特别是在审计合规流程方面的难题。
转型痛点：审计合规流程困境重重
动力源在财务数字化转型中面临着一系列具体痛点，这些痛点严重影响了审计合规流程的顺畅进行。
多系统操作体验差、手工录入合规难是一大难题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅耗费了大量时间和精力，还容易出现操作失误。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，导致审计合规流程效率低下。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是不容忽视的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，从而影响了审计合规流程的准确性和及时性。
业务覆盖面广、报销模式复杂给审计合规流程带来了巨大挑战。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了审计合规流程的难度。
组织架构复杂、各主体流程繁复也对审计合规流程造成了阻碍。公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部和分公司提交出差申请的方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这无疑增加了审计合规流程的复杂性。
合思方案：重塑审计合规流程新秩序
针对动力源在财务数字化转型中面临的诸多痛点，合思为其提供了一系列具体的解决方案，全面优化审计合规流程。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，使得审计合规流程能够获取更准确、及时的数据支持。
无需报销模式为审计合规流程带来了全新的变革。业务人员因公消费免垫资、免开票，不仅提升了员工的幸福感，还使得消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作大大简化了审计合规流程，减少了人为错误和违规风险。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为审计合规流程提供了更高效的支持。
实施步骤：有序推进审计合规流程优化
合思团队在为动力源实施解决方案时，采取了一系列有序的步骤，确保审计合规流程的优化能够顺利进行。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面调研和分析。通过深入了解动力源的业务特点和需求，确定了系统集成和功能优化的具体需求，为后续的实施工作奠定了坚实的基础。
按照既定方案，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接。在对接过程中，严格遵循技术标准和规范，确保数据同步和业务流程的整合顺利进行。通过系统的互联互通，为审计合规流程提供了更便捷的数据获取和处理方式。
为了确保方案的顺利实施，合思团队对动力源的员工进行了培训。培训内容包括无需报销的流程和新系统的操作方法，使员工能够熟悉并掌握新的工作方式。通过培训，提高了员工的操作技能和合规意识，为审计合规流程的优化提供了有力的人员保障。
应用成果：审计合规流程显著改善
动力源应用合思解决方案后，在审计合规流程方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这使得审计合规流程能够更快地完成，提高了企业的资金使用效率和运营效率。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在繁琐的基础工作上，如发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，进一步提升了审计合规流程的质量。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，这不仅提高了员工的满意度，也减少了报销过程中的违规风险，有利于审计合规流程的顺利开展。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思的解决方案使得财务制度能够更好地落地，财务审批更加规范，费用控制更加有效。结算的统一也使得审计合规流程更加清晰和透明，便于企业进行内部审计和外部监管。
客户反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
如果您的企业也面临类似的财务数字化难题，特别是在审计合规流程方面存在困扰，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启您企业财务数字化转型的新征程，让审计合规流程更加高效、便捷。
