在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这些举措犹如阵阵劲风，推动着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度探索与丰富的案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的电子会计档案管理提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。接下来，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的具体案例，深入了解合思档案如何助力企业解决电子会计档案管理难题。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，宛如一颗在红枣行业熠熠生辉的明星。它成立于1992年，2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。公司拥有高达154.21亿元的品牌价值，旗下员工超过1000人，在全国拥有400多家门店、18家归档主体以及2万多个零售网点，每年的凭证数量更是多达3.6万份。如此庞大的业务规模，在彰显公司实力的同时，也给电子会计档案管理带来了巨大的挑战。
在传统的财务归档过程中，财务人员需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张凭证都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，档案遗失的情况也难以避免，一旦档案遗失，不仅会影响财务工作的正常进行，还可能带来潜在的风险。
此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来极为不便。财务人员需要在堆积如山的档案中苦苦寻觅所需的资料，耗费大量的时间和精力。同时，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的高效运营来说，无疑是一个巨大的阻碍。好想你迫切需要一套数字化财务方案来解决这些问题。
合思档案：量身定制的破局之策
面对好想你所面临的诸多难题，合思档案为其量身定制了一套数字化财务方案。该方案针对好想你在电子会计档案管理方面的痛点，提供了一系列行之有效的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思档案实现了财务数据的集中管理和共享，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速获取与凭证相关的所有信息，无需再像以往那样在不同的系统和文件中来回查找。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
自动组装，审计便捷。在审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了内外审计的高效协同。系统自动对档案数据进行整理和分析，生成审计所需的报表和报告，大大缩短了审计周期，提高了审计效率。同时，审计人员可以通过电子档案随时查阅相关资料，无需再到现场翻阅纸质档案，真正实现了审计工作的无纸化和智能化。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。
显著成效：数据见证实力
在应用合思档案的数字化财务方案后，好想你在电子会计档案管理方面取得了显著的成效。一系列数据清晰地展示了方案带来的巨大效益。
时间成本大幅降低。通过合思档案的高效管理，好想你减少了90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行档案的整理和核对，工作效率得到了极大的提升。同时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这使得企业的财务工作更加高效、便捷。
综合成本显著下降。预计好想你每年将减少综合成本20万元。这主要得益于人工成本的降低、档案存储成本的减少以及审计效率的提高。合思档案的数字化财务方案为好想你带来了实实在在的经济效益。
数字化转型：合思引领未来
合思档案凭借其先进的技术和卓越的解决方案，帮助企业实现了电子会计档案管理的数字化转型，为企业带来了显著的降本增效效果。合思通过广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。《电子会计档案实践案例集》的发布，更是为企业的电子会计档案管理提供了宝贵的参考和借鉴，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
在电子会计档案管理的未来趋势中，数字化、智能化将成为主流。企业需要不断提升自身的数字化管理水平，以适应市场的变化和发展。合思档案作为行业的领导者，将继续发挥其技术优势和创新能力，为企业提供更加优质、高效的数字化财务方案。
